6. ZAMEZENÍ KORUPCI PROSTŘEDNICTVÍM TŘETÍCH STRAN

Published : Březen 15, 2017  /  Updated : Srpen 13, 2019

6. ZAMEZENÍ KORUPCI PROSTŘEDNICTVÍM TŘETÍCH STRAN

Očekává se, že naši obchodní partneři, kteří společnosti Stora Enso poskytují služby, ať už formálně, či neformálně, budou podnikat bezúhonně. Musí se zdržet poskytování nebo přijímání jakýchkoli úplatků, odměn za urychlené provedení nebo nezákonných provizí jménem společnosti Stora Enso nebo jakožto součásti svého podnikání.

6.1 Obecně

Za určitých okolností mohou třetí strany, s nimiž máme obchodní vztah nebo které za nás jednají (dále jen „třetí strany“), vystavovat společnost Stora Enso riziku trestní odpovědnosti, pokud podplácejí jinou osobu za účelem získání nebo udržení obchodní výhody pro společnost Stora Enso.

Postup v tomto oddílu 6 se musí dodržovat při najímání jakékoli nové třetí strany nebo při obnovování smlouvy s jakoukoli stávající třetí stranou.

6.2 Kritické třetí strany

Kritické třetí strany jsou třetí strany, které jednají naším jménem, a tudíž představují zvýšené riziko úplatkářství, jelikož jsou v takovém postavení, kdy pro nás mohou získávat nebo udržet obchody, např. protože nám pomáhají získat obchod od komerčního zákazníka nebo naším jménem spolupracují s veřejným činitelem (dále jen „kritické třetí strany“). Mezi nejtypičtější kritické třetí strany patří všechny typy zástupců, makléřů, lobbistů a obchodních poradců. Proces v oddílu 6 začíná identifikací kritických třetích stran.

6.3 Postup a zodpovědnost

Krok 1 Přidělení vlastníka vztahu

Osoba v podniku odpovědná za daný tým / oblast podnikání přidělí zodpovědnost za řízení postupu uvedeného v tomto bodu 6 jediné kontaktní osobě (dále jen „vlastník vztahu“).

Krok 2 Identifikace kritických třetích stran

Postupujte podle níže uvedených kroků, abyste zjistili, zda je třetí strana kritickou třetí stranu:

Krok 3 Hodnocení rizika

Použijte formulář hodnocení rizika zde pro kategorizaci úrovně rizika každé kritické třetí strany. . Hodnocení rizika je určeno k tomu, aby bylo prováděno interně, ale bude-li to nutné, lze klást otázky přímo kritické třetí straně.

Krok 4 Due diligence a úprava úrovně rizika

V závislosti na výsledku hodnocení rizika jsou zapotřebí následující úkony:

Úroveň rizika po hodnocení rizika Due Diligence (hloubková kontrola)
Nízké riziko Není vyžadován žádný proces due diligence
Střední riziko Je vyžadován standardní proces due diligence
Vysoké riziko Je vyžadován rozšířený proces due diligence

Standardní proces due diligence

K provedení standardního procesu due diligence použijte tento standardizovaný dotazník due diligence zde. Proces due diligence může provést společnost Stora Enso nebo poradci nebo je možná kombinace obojího. Proces zkontroluje schopnosti třetí strany, adekvátnost jejího programu boje proti úplatkářství a to, zda existují jakékoli známé obavy nebo případ se zvýšenou opatrností, jako je např. předchozí úplatkářství v minulosti. Seznam případů se zvýšenou opatrností lze nalézt zde.

Rozšířený proces due diligence
Rozšířený proces due diligence bude zahrnovat:

  • standardní proces due diligence, a
  • alespoň dvě z následujících opatření:
    • Prohledání veřejných záznamů třetí strany za účelem zjištění, zda došlo k nějakým dřívějším sankcím nebo nesprávnému chování;
    • Získání písemných vyjádření od řady bývalých a stávajících klientů třetí strany o etickém chování třetí strany; nebo
    • Získání komplexnějších informací a podkladů o třetí straně, konečných skutečných vlastnících a oprávněných stranách prostřednictvím průzkumu a investigativních technik (což může zahrnovat využití externích stran schopných poskytnout relevantní informace pro proces due diligence).

Upravte úroveň rizika kritické třetí strany, bude-li to zapotřebí v důsledku procesu.

Krok 5 Úkony spojené se smlouvami a schválením

Smlouvy se všemi kritickými třetími stranami musí obsahovat konkrétní protikorupční ustanovení a ustanovení o dodržování předpisů:

Úroveň rizika po procesu due diligence Úkony spojené se smlouvami
Nízké riziko Kritické třetí strany musí jako součást svého závazku podepsat „Kodex chování dodavatelů“ společnosti Stora Enso nebo jeho ekvivalent.
Střední riziko Kritické třetí strany musí jako součást svého závazku podepsat „Kodex chování dodavatelů“ společnosti Stora Enso nebo jeho ekvivalent a
zahrnout standardní verzi doložek o dodržování předpisů zde
Vysoké riziko Kritické třetí strany musí jako součást svého závazku podepsat „Kodex chování dodavatelů“ společnosti Stora Enso nebo jeho ekvivalent a
zahrnout úplnou verzi doložek o dodržování předpisů zde.

Musí být dodrženy následující požadavky vedení:

Úroveň rizika po procesu due diligence Potřebný souhlas před najmutím/obnovením
Nízké riziko Rozhoduje vlastník vztahu.
Střední a vysoké riziko Schvaluje právní oddělení.

Krok 6 Zaregistrování, sledování a přezkoumání

Zaregistrování

Každá kritická třetí strana musí být zaregistrována v nástroji pro správu kritické třetí strany zde, včetně všech materiálů nashromážděných a vytvořených během postupu v tomto oddílu 6, minimálně včetně formuláře hodnocení rizika v kroku 3, výsledků procesu due diligence v kroku 4 a kopie podepsané smlouvy nebo dohody o poskytování služeb.Přezkoumání

Jak je uvedeno níže, musí se výsledky procesu due diligence přezkoumávat, zda nedošlo k nějakým změnám. Jakékoli negativní změny zjištěné buď po takovémto přezkoumání, nebo při každodenní činnosti je třeba okamžitě hlásit právnímu oddělení.

Úroveň rizika Četnost přezkoumání
Všechny kritické třetí strany Okamžitě, když nastane případ se zvýšenou opatrností.
Nízké riziko Žádný pravidelný požadavek
Střední riziko Každé dva roky
Vysoké riziko Každoročně

 

6.4 Fúze a akvizice a partneři ve společném podniku

Během fúzí a akvizic mohou potenciální subjekty, které může společnost Stora Enso nabýt nebo s nimiž může fúzovat, představovat korupční rizika, pokud nepřijmeme odpovídající postupy. Partner ve společném podniku by mohl také představovat korupční rizika, pokud poskytuje služby jménem společnosti Stora Enso a/nebo společného podniku. Proto „Zásady pro fúze a akvizice“ nebo jejich ekvivalent stanovují, že se musí jako součást analýzy akvizice provést hodnocení rizik a proces due diligence, přičemž se musí brát v úvahu riziko úplatkářství, jakož i další rizika v oblasti dodržování předpisů.

Dotazník pro proces due diligence v oblasti dodržování předpisů pro fúze a akvizice lze nalézt zde a příklad protikorupčních prohlášení, jejichž začlenění do dohody akcionářů by mělo být zvažováno, lze nalézt zde.