7. DARY, POHOŠTĚNÍ A NÁKLADY

Published : Březen 15, 2017  /  Updated : Srpen 12, 2019

7. DARY, POHOŠTĚNÍ A NÁKLADY


Soutěžíme a obchodujeme pouze na základě kvality a schopností. Nikdy neposkytujeme ani nepřijímáme dary, pohoštění  a náklady (dále jen „GHE“), pokud jsou určeny k nepatřičnému ovlivnění příjemce nebo pokud by to mohlo vyvolat tento dojem.

Výměna přiměřených GHE je akceptovatelným způsobem budování dobrého jména v obchodních vztazích. Nicméně rovněž uznáváme, že jsou někdy poskytovány s úmyslem nepatřičně ovlivnit příjemce a za určitých okolností mohou dosáhnout úplatků. Právní předpisy se mohou v různých zemích značně lišit a musíme si rovněž být vědomi toho, že jednotlivci mohou podléhat svým vlastním interním kodexům nebo pravidlům.

Korupční rizika vyplývající z GHE se liší v závislosti na různých faktorech, včetně podnikatelského prostředí, jurisdikcí a služebního postavení zúčastněných zaměstnanců. Z tohoto důvodu je rozumné se vždy poradit s právním oddělením, pokud máte pochybnosti nebo dotaz ohledně pravidel uvedených v tomto oddílu 7.

7.1 Obecné zásady při poskytování nebo přijímání GHE

Jakékoli nabízené, přijímané nebo poskytované GHE musí:

  • Být ve shodě s veškerými platnými právními předpisy;
  • Představovat běžnou obchodní zdvořilost, jako je zaplacení za přiměřený pracovní oběd/večeři;
  • Nesmí být určeny k nepatřičnému ovlivňování příjemce za účelem získání nebo udržení si obchodů nebo obchodní výhody nepatřičným způsobem nebo za účelem nepatřičného ovlivňování výsledku obchodní transakce;
  • Musí být přiměřené hodnoty a nesmí být časté;
  • Být uskutečňovány otevřeným a transparentním způsobem, a nikoli za jakýchkoli okolností, při nichž je zapotřebí GHE tajit; a
  • Být schváleny jako potřebné, přesně a poctivě zaznamenané v našich účetních knihách a záznamech.

Následující GHE nejsou vhodné nikdy:

  • Je-li úmyslem získat něco na oplátku, např. nezákonná provize;
  • Jsou porušením zásad společnosti příjemce;
  • U obchodního partnera, s nímž vedete probíhající obchodní jednání;
  • Hotovost nebo hotovostní ekvivalent (jako např. dárkové poukazy, poukazy apod.)5; nebo
  • Zábava pro dospělé nebo jakýkoli druh akce zahrnující nahotu nebo obscénní chování.

Jako doplňkové vodítko (nevědecké, ale často užitečné) můžete také použít „test červenání se“ tak, že se zeptáte sami sebe, jak byste se cítili, kdyby byly podrobnosti o GHE známy generálnímu řediteli, vašim kolegům a zveřejněny v odborném časopise nebo v místních novinách? Pokud bude výsledkem „testu červenání se“ cokoli jiného než naprosto v pohodě, měli byste situaci okamžitě znovu zvážit.

7.2 Přijímání GHE

Pravidla v tomto oddílu 7.2 se musí vždy číst společně s obecnými zásadami při poskytování nebo přijímání GHE v oddílu 7.1.

Společnost Stora Enso uznává, že je obvyklé, aby naše obchodní protistrany příležitostně poskytly GHE nízké hodnoty těm, s nimiž obchodují. Nicméně vyžadování nebo přijímání nepřiměřených GHE je běžným způsobem, jak může nastat střet zájmů, a zaměstnanec se může vystavit tomu, že se dostane do postavení závislosti.

Zaměstnanci společnosti Stora Enso mohou přijímat GHE od obchodních protistran za předpokladu, že tyto GHE:

  • Jsou přiměřené a neovlivní výsledek obchodních transakcí ani vaši schopnost jednat v nejlepším zájmu společnosti Stora Enso, např. ve formě zlevněných výrobků nebo služeb pro osobní prospěch;
  • Nevytváří dojem (nebo předpokládaný závazek), že dárce má nárok na preferenční zacházení, udělení obchodu, lepší ceny nebo prodejní podmínky;
  • By vám nezabránily v tom, abyste udělili zakázku společnosti Stora Enso některému z konkurentů dárce.
  • Přiměřeně souvisí s legitimním obchodním účelem (např. doprovod zákazníka na místní divadelní představení / sportovní událost nebo účast při pracovním obědě/večeři).

Mějte na paměti, že zaměstnanci společnosti Stora Enso si vždy musí platit své vlastní náklady na cestovné a ubytování, např. když navštěvují zákazníka nebo dodavatele.

GHE, které nemohou být za žádných okolností přijaty, musí být odmítnuty nebo vráceny poskytovateli. Návrh standardního textu dopisu o odmítnutí nabídky jménem společnosti Stora Enso naleznete zde.

Pokud dostanete jakékoli GHE při události slavnostního charakteru (např. vystoupení zákazníka nebo oslava obchodní transakce), které by mohly být nevhodné, ale bude urážlivé je odmítnout, můžete je přijmout, a poté to okamžitě oznámit svému přímému nadřízenému.

Účinné opatření

  • GHE, které nelze podle výše uvedených pravidel přijmout, ale které nejsou z jakéhokoli důvodu vráceny, musí být oznámeny vašemu přímému nadřízenému.

7.3 Poskytování GHE zaměstnancům externí společnosti (kromě veřejných činitelů)

Při dodržení výše uvedených obecných zásad může poskytování neokázalých GHE podporovat dobré jméno a sloužit legitimním propagačním účelům. Nabízení GHE zákazníkům a obchodním partnerům však nesmí za žádných okolností porušovat právní předpisy, tyto zásady nebo zásady společnosti příjemce.

Účinné opatření

  • Všechny GHE, které zahrnují zaměstnance externí společnosti a jsou nad částku 200 EUR na osobu (s výjimkou místně stanovených nižších limitů) musíte oznámit svému přímému nadřízenému, který je musí schválit předtím, než budou poskytnuty.

7.3.1 Zvláštní pravidla pro poskytování darů

  • Pravidla v tomto oddílu 7.3.1 se musí vždy číst společně s obecnými zásadami při poskytování nebo přijímání GHE v oddílu 7.1;
  • Je-li to možné, měly by dary být dary společnosti; a
  • Ve výjimečných případech, např. ke dni odchodu do důchodu manažera důležitého zákazníka lze nabídnout dražší dary, ale dary, které mají vyšší hodnotu než 200 EUR, byste měli nabízet zřídkakdy. Upozorňujeme, že tento limit neznamená, že jsou dary nižší hodnoty automaticky přípustné nebo přiměřené.

7.3.2 Zvláštní pravidla pro poskytování pohoštění a nákladů

  • Pravidla v tomto oddílu 7.3.2 se musí číst společně s obecnými zásadami při poskytování nebo přijímání GHE v oddílu 7.1;
  • Můžete nabídnout nebo poskytnout pouze takové pohoštění nebo náklady, které jsou v souladu s obecně uznávanými obchodními zvyklostmi a slouží odůvodněnému obchodnímu účelu;
  • Hodnota nabízeného a poskytovaného pohoštění nebo nákladů musí být odpovídající základnímu obchodnímu účelu a nesmí být přemrštěná; a
  • Pohoštění a náklady se musí nabízet bez toho, aniž by vytvářely výslovný nebo implicitní závazek k uskutečnění obchodu. Musí být přítomen zástupce každé společnosti.

7.3.3 GHE manželům/manželkám

Pokud jste pozváni vy a váš manžel/manželka nebo partner/partnerka nebo máte v úmyslu pozvat manžela/manželku nebo partnera/partnerku klienta nebo zástupce zákazníka na akci, při níž je zřejmým zvykem nebo očekáváním, že se jí zúčastní manžel/manželka nebo partner/partnerka, můžete přijmout nebo nabídnout takovéto GHE, pokud GHE splňuje všechna výše uvedená kritéria pro přijetí a nespadá do žádné z kategorií GHE, které jsou označeny jako nepatřičné.

Bylo by nepatřičné přijmout nebo nabídnout pohoštění pro manžela/manželku nebo partnera/partnerku, které zahrnuje přenocování nebo náklady na cestovné. Není vhodné, aby byly přijímány nebo nabízeny jiné dary než pouze dary nevysoké hodnoty, pokud jsou určeny ve prospěch kteréhokoli rodinného příslušníka.

Účinné opatření

  • Veškeré GHE nabízené vašemu/vaší manželovi/manželce nebo partnerovi/partnerce nebo nabízené společností Stora Enso kterémukoli/kterékoli manželovi/manželce nebo partnerovi/partnerce klienta nebo zástupce zákazníka musíte oznámit svému přímému nadřízenému, který je musí schválit, než budou poskytnuty nebo přijaty.

7.3.4 Zvláštní pravidla pro akce pro zákazníky

Pravidla v tomto oddílu 7.3.4 se musí číst společně s obecnými zásadami při poskytování nebo přijímání GHE v oddílu 7.1.

Akce pro zákazníky jsou typem GHE. Obvykle zahrnují cestování, ubytování a další pohoštění. Pokud jsou akce pro zákazníky značné hodnoty, jako např. akce zahrnující cestování a ubytování přes noc, musí být dodržena následující pravidla:

  • Musí existovat jasný pracovní cíl cesty, např. navštívit a předvést produkční jednotku nebo navštívit zákazníka a předvést, jak se používají výrobky společnosti Stora Enso atd. Ve spojení s cestou je přípustné zorganizovat různé druhy aktivit zákazníků, ale hlavní zaměření by mělo být na témata související s obchodem. Akce nikdy nesmí být „výmluvou“ pro zorganizování rozsáhlého cestování a pohoštění. Takovýto cíl zdokumentujte a pošlete právnímu oddělení a oddělení etiky a dodržování předpisů;
  • Ujednání, podle nichž budou mít zákazníci nárok na účast v důsledku určitého objemu obchodu (někdy známé jako „věrnostní akce pro zákazníky“), představují značné riziko úplatkářství a měli bychom se jim vyhnout;
  • Pokud jsou navrhovanými hosty veřejní činitelé, musí společnost Stora Enso poslat veřejným činitelům písemný dopis s jasným prohlášením, že: „Bereme na vědomí, že než přijmete pozvání na akce pro zákazníky, mohou platné právní předpisy nebo kodex chování vyžadovat písemné potvrzení nebo schválení oddělení / státního orgánu, pro který pracujete. Pokud byste potřebovali k získání tohoto potvrzení nebo schválení jakékoli informace, mimo jiné včetně nákladů nebo výdajů na akci, obraťte se prosím na nás.“;
  • Bude-li to možné, požádejte zaměstnavatele hostů soukromého sektoru, aby poskytli prohlášení, že přijetí pohoštění nebude porušením jakéhokoli kodexu nebo pravidel společnosti, která pro hosta platí, a že host získal veškeré potřebné souhlasy;
  • Poměr zaměstnanců společnosti Stora Enso k zákazníkům musí být vysoký, minimálně 1:2. Takovýto poměr naznačuje, že zde budou velmi dobré příležitosti pro navazování kontaktů a zlepšování vztahů se zákazníky;
  • Zaznamenejte podrobnosti cesty, včetně nákladů a totožnosti hostů (včetně jejich úrovně služebního postavení), programu a zápisu ze schůzky, a zajistěte, aby byl zaveden postup, díky němuž se vyhnete tomu, aby byly stejným hostům nabízeny podobné cesty nebo jiné značné pohoštění, které by se v souhrnu mohly zdát jako nepřiměřené. Veďte v evidenci schválení a prohlášení;
  • Začleňte seminář o etice. To splní mnoho účelů: bude to způsob, jak informovat zákazníky společnosti Stora Enso o jejích protikorupčních a etických zásadách; zajistí to dodatečné obchodní odůvodnění pro cestu; a pro zákazníky to bude povzbuzením k tomu, aby poskytli (nepřiřaditelnou) zpětnou vazbu, mohlo by to být užitečné při sledování a vyhodnocování vlastních protikorupčních postupů společnosti Stora Enso Bylo by možné vyzvat zákazníky, aby prezentovali své vlastní etické kodexy. Schůzka by měla být zaznamenána v zápisu; a
  • Náklady cest průběžně přezkoumávejte a zajistěte, abychom se vyhnuli nepřiměřenému nebo okázalému pohoštění. Celkové náklady na každého zástupce zákazníka nikdy nesmí převýšit částku 1 500 EUR. Akce pro zákazníky, kde náklady na hosta převyšují 750 EUR, musí být oznámeny řediteli divize, který je musí schválit. Upozorňujeme, že tyto limity neznamenají, že je pohoštění pod úrovní této částky přípustné nebo přiměřené. Jakýkoli náklad placený za klienta bude zaplacen přímo třetí straně poskytující službu nebo produkt a nesmí jej zaplatit nejprve klient, kterému by byl poté v hotovosti proplacen.

Účinné opatření

  • Zajistěte, aby byly dodrženy obecné zásady při poskytování nebo přijímání GHE v oddílu 7.1 a zvláštní pravidla pro akce pro zákazníky v tomto oddílu 7.3.4;
  • Ujistěte se, že celkové náklady na každého zástupce zákazníka nepřevýší částku 1 500 EUR; a
  • Akce pro zákazníky, kde náklady na hosta převyšují 750 EUR, musí být oznámeny řediteli divize, který je musí schválit.

7.3.5 Zvláštní pravidla pro lovecké aktivity

7.3.5.1 Pozvání

Společnost Stora Enso organizuje se zástupci svých zákazníků, dodavatelů dřeva a obchodních partnerů (dále jen „hosté“) lovecké aktivity, které se dělí do dvou kategorií:

  • Lovecké aktivity typu A“ jsou lovem, kdy společnost Stora Enso nese náklady spojené s organizací lovu, jako jsou náklady na poradce pro lov a řidiče (Sw: drevkarlar), a kde společnost Stora Enso rovněž během aktivity poskytuje stravu a občerstvení. Při typických loveckých aktivitách typu A hosté přijíždějí první den odpoledne, po čemž následuje aktivita s obsahem souvisejícím s obchodem a lehká večeře. Následující den zahrnuje snídani, lov, neokázalý oběd v lese a obchodní aktivitu večer spojenou s večeří. Hosté odjíždějí třetí den po snídani; a
  • Lovecké aktivity typu B“ představují jednodenní lov, kdy společnost Stora Enso nenese žádné náklady spojené s organizací lovu kromě nákladů na pronájem půdy apod. Při loveckých aktivitách typu B hosté přijíždějí ráno a stráví den lovem, který zahrnuje neokázalý oběd v lese. V souvislosti s obědem probíhá obchodní prezentace. Hosté odjíždějí, když lov odpoledne skončí.

Když budete zvát hosty, musíte:

  • Použít uvedenou šablonu pozvánky;
  • Směřovat pozvání na hosty zaměstnané právnickou osobou, širší skupině lidí, a ne vybraným jednotlivcům (což umožní společnosti nebo generálnímu řediteli vybrat ty, kteří se zúčastní). Pozvání však lze směřovat na fyzické osoby, které soukromě vlastní les, buď jako soukromá osoba, nebo jako jediný vlastník soukromě vlastněné společnosti (Sw: enskild firma);
  • V případě loveckých aktivit typu A zajistěte, aby host, nebo případně jeho nadřízený potvrdil, že je účast při loveckých aktivitách v souladu s platnými interními předpisy;
  • Nesmíte vystavovat pozvánky typu „plus jeden“, tj. pozvánky, které zahrnují manžela/manželku nebo přítele/přítelkyni hosta;
  • Bez schválení nesmíte nabízet pozvánky v souvislosti s probíhajícím obchodním jednáním. Pokud má být nabídnuto pozvání v souvislosti s probíhajícím obchodním jednáním, musí být záležitost prodiskutována s právním oddělením a oddělením etiky a dodržování předpisů, které ji musí předem schválit; a
  • Nikdy nezvěte veřejné činitele, pokud to právní oddělení a oddělení etiky a dodržování předpisů předem písemně neschválí.

7.3.5.2 Rozsah GHE

  • Cestu na lovecké aktivity a zpět a ubytování si musí hradit host, ale společnost Stora Enso může v případě potřeby pomoci s rezervací. Společnost Stora Enso může zaplatit přiměřené náklady na kratší přepravu během loveckých aktivit;
  • Stravu (snídani, oběd a večeři) během loveckých aktivit může společnost Stora Enso zaplatit za předpokladu, že budou náklady přiměřené;
  • Hodnota loveckých aktivit pro hosta musí být přiměřená profesní relevantnosti loveckých aktivit. Lovecké aktivity typu A musí vždy zahrnovat aktivitu s obsahem souvisejícím s obchodem první den odpoledne (2–3 hodiny) a ve spojení s večeří druhý den večer (např. prezentaci související s obchodem spojenou s večeří) a také musí umožňovat zaměstnancům společnosti Stora Enso komunikovat s hosty při neformálních obchodních rozhovorech. Lovecké aktivity typu B musí zahrnovat obchodní prezentaci ve spojení s obědem;
  • Dary hostům se musí omezit na dary společnosti a musí být neokázalé hodnoty;
  • Náklady a ujednání nad tato pravidla musí vždy nést host;
  • Podrobnosti o loveckých aktivitách musí být zdokumentovány a zařazeny do evidence, aby byla zajištěna transparentnost, dodržování interních předpisů společnosti Stora Enso a to, abychom se vyhnuli tomu, že budou stejné osoby zvány na lovecké aktivity opakovaně a pravidelně; a
  • • Mezi požadavky na dokumentaci patří (i) uvedené náklady, (ii) totožnost pozvaných a hostů, (iii) kopie pozvánky a programu, a (iv) zápis o aktivitách s obsahem souvisejícím s obchodem.

Účinné opatření

  • Zajistěte, aby byly dodrženy obecné zásady při poskytování nebo přijímání GHE v oddílu 7.1 a zvláštní pravidla pro lovecké aktivity v tomto oddílu 7.3.5;
  • Pokud má být nabídnuto pozvání v souvislosti s probíhajícím obchodním jednáním, musí být záležitost prodiskutována s právním oddělením a oddělením etiky a dodržování předpisů, které ji musí předem schválit ;
  • Předem získejte schválení od právního oddělení a oddělení etiky a dodržování předpisů, než budete zvát jakéhokoli veřejného činitele; a
  • Zašlete dokumenty požadované v oddílu 7.3.5 právnímu oddělení a oddělení etiky a dodržování předpisů, jakmile budou k dispozici.

7.4 Poskytování GHE veřejným činitelům

7.4.1 Obecná pravidla

Pravidla v tomto oddílu 7.4.1 se musí číst společně s obecnými zásadami při poskytování nebo přijímání GHE v oddílu 7.1.

Při jednání s veřejnými činiteli mohou být i malé, v dobré víře poskytnuté legitimní GHE nesprávně interpretovány jako nelegální úplatky. Nesmí být nikdy nabídnuto nebo poskytnuto cokoli hodnotného za účelem udržení si nebo získání obchodu nebo jakékoli jiné výhody.

Je přijatelné poskytnout v rámci běžné obchodní zdvořilosti pohoštění nevysoké hodnoty, jako je např. čaj a káva, sendviče k obědu, když se veřejný činitel účastní schůzky u vás v kanceláři, nebo jiné ne nepřiměřené pohoštění, když hostíte návštěvu veřejného činitele. Pokud hostíte návštěvu velmi vysoce postaveného veřejného činitele, jako je např. ministr vlády, je akceptovatelné poskytnout takovou úroveň pohoštění, která je odpovídající jeho postavení. Nikdy by však neměl existovat jakýkoli náznak či dojem toho, že je poskytnutí pohoštění určeno k tomu, aby veřejného činitele ovlivnilo. V zájmu přehlednosti bychom měli poznamenat, že se pohoštění nabízené veřejným činitelům (stejně tak jako soukromým osobám) nikdy nesmí vyměňovat za hotovost.

Veřejní činitelé často podléhají svým vlastním přísným pokynům, kodexům nebo legislativě. Je-li to proveditelné, měli byste podniknout kroky, abyste zjistili, co tyto pokyny nebo platná legislativa povolují nebo vyžadují, a měli byste zajistit, aby veškeré dary nebo pohoštění, které nabízíte, vyhovovaly těmto pokynům nebo legislativě.

Pokud například víte, že je od poslance parlamentu požadováno, aby přiznal veškeré dary, které dostane nad určitou hodnotu, a aby odmítl dary nad nějakou jinou hodnotu, měli byste se vyvarovat nabídnutí daru, který stojí víc, než je ta vyšší hodnota. Pokud poskytnete dar, který je dražší než první hodnota, měli byste co nejlépe ověřit, že jsou dodrženy požadavky na zveřejnění/registraci. Pokud nejsou záznamy veřejně k dispozici, měli byste osobu (nebo jeho kancelář) požádat o potvrzení, že nezbytné požadavky byly splněny.

Účinné opatření

  • Předem získejte schválení od právního oddělení a oddělení etiky a dodržování předpisů, než budete poskytovat GHE jakémukoli veřejnému činiteli, s výjimkou GHE velmi nízké hodnoty (např. pero nebo poznámkový blok pro použití během schůzky, čaj, káva atd.).

7.4.2 Zvláštní pravidla v Číně

Jak je uvedeno v oddílu 7.4.1, vždy musíte požádat o schválení, než nabídnete GHE veřejnému činiteli. Jedinou výjimkou z tohoto požadavku na schvalování je nabídnutí GHE veřejným činitelům v Číně za určitých okolností, které jsou popsány níže.

Abyste se přizpůsobili situaci, kdy společnosti musí spolupracovat s velkým množstvím veřejných činitelů v prostředí Dálného východu, mohou být poskytovány GHE veřejným činitelům v Číně bez předchozího schválení pouze tehdy, pokud GHE:

  • Jsou v souladu se všemi pravidly v obecných zásadách při poskytování nebo přijímání GHE v oddílu 7.1 a pravidly v oddílu 7.4.1 o poskytování GHE veřejným činitelům;
  • Jsou v místní kultuře obvyklé nebo tradiční, např. „sezónní“ dar nebo pohoštění poskytnuté za účelem oslavy místního svátku, nebo jsou poskytnuty v souladu s místními obchodními tradicemi, např. v souvislosti s konferencí nebo seminářem; a
  • Hodnota je nižší než 500 CNY. Upozorňujeme, že toto neznamená, že jsou GHE nižší hodnoty automaticky přípustné nebo přiměřené.

Účinné opatření

  • Předem získejte schválení od právního oddělení a oddělení etiky a dodržování předpisů, než budete poskytovat jakémukoli veřejnému činiteli tooltip jakémukoli GHE, které nesplňují kritéria uvedená v tomto oddílu 7.4.2, s výjimkou GHE velmi nízké hodnoty (např. pero nebo poznámkový blok pro použití během schůzky, čaj, káva atd.).

Případové studie a osvědčené postupy

  • Zde si přečtěte případové studie pro GHE a rady ohledně osvědčených postupů.