7. GESCHENKE, BEWIRTUNGEN UND KOSTENÜBERNAHME

Published : Dezember 9, 2016  /  Updated : April 17, 2020

7. GESCHENKE, BEWIRTUNGEN UND KOSTENÜBERNAHME


Unsere Wettbewerbsfähigkeit und Geschäftstätigkeit basieren ausschließlich auf Qualität und Kompetenz. Wir bieten oder nehmen nie Geschenke, Bewirtungen und die Übernahme von Kosten (‚GHE‘) an, wenn dies dazu gedacht ist, den Empfänger in unzulässiger Form zu beeinflussen, oder dieser Eindruck erzeugt werden kann.

Der Austausch von angemessenen GHE ist eine akzeptable Möglichkeit, Wohlwollen in Geschäftsbeziehungen aufzubauen. Anerkannt ist allerdings auch, dass sie manchmal in der Absicht gewährt werden, den Empfänger in unzulässiger Form zu beeinflussen, und in manchen Fällen auf Bestechung hinauslaufen können. Die Gesetze in verschiedenen Ländern können erheblich voneinander abweichen, weshalb wir uns auch darüber im Klaren sein müssen, dass einige Personen möglicherweise ihren eigenen internen Kodizes oder Regeln unterliegen.

Aus GHE entstehende Korruptions-Risiken variieren aufgrund verschiedener Faktoren, wie etwa Umfeld der Transaktion, Rechtsordnung und Ebene des betroffenen Personals. Es ist daher stets ratsam, sich von der Rechtsabteilung (Legal) beraten zu lassen, wenn Sie Zweifel oder Fragen zu den Regeln haben, die in diesem Abschnitt 7 erläutert werden.

7.1 Allgemeine Grundsätze für das Anbieten oder Annehmen von GHE

Jegliche angebotenen, angenommenen oder gewährten GHE müssen

  • mit maßgeblichen Gesetzen vereinbar sein,
  • eine übliche geschäftliche Aufmerksamkeit darstellen, wie etwa die Übernahme der Kosten für ein angemessenes Geschäftsessen,
  • so zu verstehen sein, dass damit nicht die Absicht verfolgt wird, den Empfänger in unzulässiger Form zu beeinflussen, Aufträge bzw. geschäftliche Vorteile in unzulässiger Form zu gewinnen oder aufrechtzuerhalten oder die Ergebnisse einer geschäftlichen Transaktion in unzulässiger Form zu beeinflussen oder zu berühren,
  • von angemessenem Wert sein und nur sporadisch erfolgen,
  • auf offene und transparente Art und Weise vorgenommen werden, und nicht etwa unter Umständen, in denen sie verheimlicht werden müssen, und
  • wie vorgeschrieben genehmigt sowie korrekt und fair in unseren Büchern und Unterlagen verzeichnet werden.

GHE sind niemals angemessen, wenn

  • damit die Absicht verfolgt wird, eine Gegenleistung zu erhalten, etwa einen Kickback-Rabatt;
  • sie einen Verstoß gegen die Unternehmensrichtlinie des Empfängers darstellen,
  • sie mit einem Geschäftspartner ausgetauscht werden, mit dem Sie sich in laufenden geschäftlichen Verhandlungen befinden,
  • es sich um Bar- oder vergleichbare Mittel (wie etwa Geschenkkarten, Gutscheine oder dergleichen) handelt5 oder
  • es um erotische Unterhaltung oder Veranstaltungen irgendeiner Art geht, bei denen Nacktheit oder unzüchtige Handlungen im Mittelpunkt stehen.

Im Sinne eines ergänzenden Wegweisers (nicht wissenschaftlicher Art, aber häufig hilfreich) können Sie ferner den „Errötungstest“ vornehmen, indem Sie sich die Frage stellen, wie Sie sich fühlen, wenn Einzelheiten der GHE dem CEO oder Ihren Kollegen bekannt und in einem Fachmagazin oder einer lokalen Zeitung veröffentlicht würden. Wenn der Errötungstest auch nur die geringsten Bedenken zutage bringt, sollten Sie die Lage unverzüglich neu bewerten.

7.2 Annahme von GHE

Die Regeln in diesem Abschnitt 7.2 müssen stets gemeinsam mit den allgemeinen Grundsätzen in Abschnitt 7.1 gelesen werden, wenn GHE gewährt oder angenommen werden.

Stora Enso erkennt an, dass es durchaus handelsüblich ist, dass unsere Geschäftspartner hin und wieder GHE von geringerem Wert anderen Unternehmen anbieten, mit denen sie in Geschäftsbeziehung stehen. Das Anfordern oder Annehmen übermäßiger GHE führt jedoch häufig dazu, dass Interessenkonflikte entstehen und Mitarbeiter sich selbst in eine Position der Abhängigkeit bringen können.

Stora Enso-Mitarbeiter können GHE von Geschäftspartnern akzeptieren, sofern diese

  • angemessen sind und nicht das Ergebnis von Geschäftstransaktionen berühren oder Ihre Fähigkeit beeinträchtigen, im besten Interesse von Stora Enso zu agieren, wenn es sich etwa um verbilligte Produkte oder Leistungen für den persönlichen Vorteil handelt,
  • nicht den Eindruck (oder eine stillschweigende Verpflichtung) erzeugen, dass der Geber Anspruch auf Vorzugsbehandlung, die Vergabe von Aufträgen, bessere Preise oder verbesserte Verkaufsbedingungen hat,
  • Sie nicht daran hindern würden, Stora Enso-Aufträge an einen der Wettbewerber des Gebers zu vergeben,
  • mit einem legitimen Geschäftszweck in nachvollziehbarem Zusammenhang stehen (z. B. Begleitung eines Kunden in eine lokale Theater-/Sportveranstaltung oder Teilnahme an einem Geschäftsessen).

Beachten Sie bitte, dass die Reise- und Übernachtungskosten für Stora Enso-Mitarbeiter stets von Stora Enso selbst bezahlt werden, wenn beispielsweise Kunden oder Lieferanten besucht werden.

GHE, die unter keinen Umständen akzeptiert werden dürfen, müssen abgelehnt bzw. an den Geber zurückgegeben werden. Ein Vorschlag für den Text eines Standardschreibens bei Ablehnung eines Angebots im Namen von Stora Enso finden Sie hier.

Falls Sie GHE bei einer Veranstaltung zeremonieller Natur erhalten (etwa bei einem Kundenausflug oder einer Erinnerungsfeier zur Würdigung einer geschäftlichen Transaktion), die gegebenenfalls nicht zulässig sind, deren Ablehnung jedoch eine Beleidigung darstellen würde, können Sie sie annehmen, müssen den Vorgang jedoch umgehend Ihrem direkten Vorgesetzten melden.

Aktive Maßnahme

  • GHE, die nach den zuvor erläuterten Regeln nicht angenommen werden dürfen, jedoch aus irgendeinem Grund nicht zurückgegeben werden, müssen Ihrem direkten Vorgesetzten gemeldet werden.

7.3 Gewährung von GHE an Mitarbeiter externer Unternehmen (außer Staatsbediensteten)

Solange die zuvor genannten allgemeinen Grundsätze erfüllt werden, kann die Gewährung bescheidener GHE werblicher Art das Wohlwollen fördern und legitimen Werbezwecken dienen. Unter bestimmten Umständen kann das Anbieten von GHE an Kunden und Geschäftspartner jedoch gegen geltendes Recht, diese Richtlinie oder die Unternehmensrichtlinie des Empfängers verstoßen.

Aktive Maßnahme

  • Alle GHE für Mitarbeiter externer Unternehmen, die den Betrag von EUR 200 pro Person überschreiten (sofern auf lokaler Ebene keine niedrigeren Grenzen maßgeblich sind), müssen Ihrem direkten Vorgesetzten gemeldet und von diesem genehmigt werden, bevor Sie sie anbieten dürfen.

7.3.1 Besondere Regeln für das Anbieten von  Geschenken

  • Die Regeln in diesem Abschnitt 7.3.1 müssen stets gemeinsam mit den allgemeinen Grundsätzen in Abschnitt 7.1 gelesen werden, wenn GHE gewährt oder angenommen werden,
  • bei  Geschenken hat es sich nach Möglichkeit um Werbegeschenke des Unternehmens zu handeln und
  • unter außergewöhnlichen Umständen, wie etwa am Tag der Pensionierung des Geschäftsführers eines wichtigen Kunden, können teurere  Geschenke angeboten werden, die allerdings nur in seltenen Fällen den Wert von EUR 200 überschreiten sollten. Hinweis: Mit dieser Obergrenze ist nicht gemeint, dass  Geschenke unterhalb dieses Betrags automatisch zulässig bzw. angemessen sind.

7.3.2 Besondere Regeln für das Anbieten von Bewirtung und Kostenübernahme

  • Die Regeln in diesem Abschnitt 7.3.2 müssen stets gemeinsam mit den allgemeinen Grundsätzen in Abschnitt 7.1 gelesen werden, wenn GHE gewährt oder angenommen werden,
  • Sie können nur Bewirtung oder die Übernahme von Kosten anbieten bzw. gewähren, die mit allgemein anerkannten Geschäftspraktiken vereinbar ist und einem legitimen Geschäftszweck dient,
  • der Wert der angebotenen bzw. gewährten Bewirtung oder Kostenübernahme muss mit dem zugrundeliegenden Geschäftszweck im Verhältnis stehen und darf nicht übermäßig sein und
  • die Bewirtung und Kostenübernahme müssen angeboten werden, ohne damit eine ausdrückliche bzw. stillschweigende Verpflichtung oder Motivation zur Abwicklung von Geschäften auszulösen. Ein Vertreter jedes der beteiligten Unternehmen hat anwesend zu sein.

7.3.3 GHE für Ehegatten

Falls Sie und Ihr Ehegatte oder Lebenspartner zu einer Veranstaltung eingeladen werden oder planen, den Ehegatten oder Lebenspartner des Vertreters eines Auftraggebers oder Kunden zu einer Veranstaltung einzuladen, bei der es eindeutig Sitte ist oder eine Erwartungshaltung gibt, dass Ehegatten oder Lebenspartner vorgestellt werden, können Sie diese GHE annehmen bzw. anbieten, solange sie allen zuvor beschriebenen Genehmigungskriterien entsprechen und nicht einer der GHE-Kriterien unterfallen, die oben als unzulässig identifiziert wurden.

Es wäre dagegen nicht angebracht, Bewirtung für einen Ehegatten oder Lebenspartner anzunehmen oder anzubieten, die Übernachtungs- oder Reisekosten einschließen. Wenn sie nicht von geringem Wert sind, dürfen Geschenke, die für Familienmitglieder gedacht sind, weder angenommen noch angeboten werden.

Aktive Maßnahme

  • Sämtliche GHE, die Ihrem Ehegatten oder Lebenspartner zugutekommen oder von Stora Enso Ehegatten oder Lebenspartnern der Vertreter von Auftraggebern oder Kunden angeboten werden, müssen Ihrem direkten Vorgesetzten gemeldet und von diesem genehmigt werden, bevor sie gewährt oder gebilligt werden können.

7.3.4 Besondere Regeln für Kundenveranstaltungen

Die Regeln in diesem Abschnitt 7.3.4 müssen stets gemeinsam mit den allgemeinen Grundsätzen in Abschnitt 7.1 gelesen werden, wenn GHE gewährt oder angenommen werden.

Kundenveranstaltungen sind eine GHE-Kategorie. Zu diesen gehören im Regelfall Reisen, Übernachtungen und andere Bewirtungsleistungen. Wenn Kundenveranstaltungen von erheblichem Wert sind, wie etwa Veranstaltungen, die Reisen und Übernachtungen einschließen, sind die folgenden Regeln zu beachten:

  • Es muss ein klares Geschäftsziel für die Reise geben, z. B. ein Werk zu besuchen und vorzuführen oder einen Kunden zu besuchen und zu demonstrieren, wie Stora Enso-Produkte eingesetzt werden, usw. Es ist zulässig, verschiedene Arten von Aktivitäten für Kunden in Verbindung mit der Reise vorzubereiten, der Schwerpunkt hat allerdings auf geschäftsbezogenen Themen zu liegen. Die Veranstaltung darf nie eine „Ausrede“ dafür sein, teure Reisen und Bewirtungen zu arrangieren. Halten Sie den jeweiligen Zweck fest und leiten Sie ihn an die Rechtsabteilung (Legal, Ethics and Compliance) weiter,
  • Abmachungen, nach denen Kunden als Folge eines bestimmten Auftragsvolumens für die Teilnahme qualifiziert sind (manchmal als „Kundenbindungsveranstaltungen“ bezeichnet), bergen erhebliche Bestechungsrisiken und sind zu vermeiden,
  • falls es sich bei den vorgeschlagenen Gästen um Staatsbedienstete handelt, hat Stora Enso diesen ein schriftliches Einladungsschreiben zuzusenden, das folgende klare Aussage enthält: „Uns ist bekannt, dass maßgebliche Gesetze oder Verhaltenskodizes gegebenenfalls eine schriftliche Bestätigung oder Genehmigung der Dienststelle/Behörde erfordern, für die Sie tätig sind, bevor Sie unsere Einladung zu Kundenveranstaltungen annehmen können. Falls Sie Informationen für den Erhalt dieser Bestätigung bzw. Genehmigung benötigen, wie unter anderem etwa die mit der Veranstaltung verbundenen Kosten, zögern Sie bitte nicht, sich an uns zu wenden.“,
  • bitten Sie nach Möglichkeit den Arbeitgeber von Gästen aus der Privatwirtschaft, eine Erklärung vorzulegen, wonach die Annahme der Bewirtung nicht gegen Kodizes oder Regeln des Unternehmens verstößt, die für den Gast verbindlich sind, und der Gast die erforderlichen Genehmigungen erhalten hat,
  • das Verhältnis von Stora Enso-Mitarbeitern zu Kunden muss mindestens 1:2 sein. Ein solches Verhältnis verdeutlicht, dass sehr gute Gelegenheiten geboten werden, Kontakte zu knüpfen und die Beziehungen mit Kunden zu verbessern,
  • halten Sie Einzelheiten der Reise, einschließlich Kosten und Identität der Gäste (darunter auch deren Ebene in ihrer Organisation), Tagesordnung und Meeting-Protokoll, fest und gewährleisten Sie, dass Verfahren existieren, mit denen vermieden wird, dass denselben Gästen vergleichbare Reisen oder andere umfangreiche Bewirtungen angeboten werden, die zusammengenommen als übermäßig erscheinen würden. Nehmen Sie die Genehmigungen und Erklärungen zu den Unterlagen,
  • sehen Sie einen Workshop zum Thema ethisches Verhalten vor. Damit werden eine Reihe von Zielsetzungen erreicht: Es ist eine Möglichkeit, Stora Enso Kunden die Unternehmensrichtlinie zu Bestechungsbekämpfung und ethischem Verhalten zu vermitteln, bietet eine zusätzliche geschäftliche Begründung für die Reise und kann – wenn Kunden darum gebeten werden, (nicht zurechenbares) Feedback zu geben – für Stora Ensos Kontrolle und Prüfung seiner eigenen Bestechungsbekämpfungsverfahren nützlich sein. Kunden können eingeladen werden, ihre eigenen Ethikkodizes zu präsentieren. Dieser Veranstaltungsteil ist im Protokoll zu verzeichnen und
  • überprüfen Sie die Kosten solcher Reisen kontinuierlich und gewährleisten Sie, dass übermäßige und verschwenderische Bewirtung vermieden wird. Die Gesamtkosten für jeden einzelnen Kundenvertreter dürfen in keinem Fall EUR 1.500 überschreiten. Kundenveranstaltungen, bei denen die Kosten pro Gast EUR 750 überschreiten, müssen dem Leiter der Division gemeldet und von diesem genehmigt werden. Beachten Sie bitte, dass diese Limits nicht so zu verstehen sind, dass jede Bewirtung unterhalb dieser Beträge zulässig oder angemessen ist. Jegliche Aufwendungen im Namen des Kunden sind direkt mit dem externen Partner für die Leistungen oder Produkte abzurechnen und dürfen nicht etwa zuerst vom Kunden bezahlt und diesem sodann in Bargeld erstattet werden.

Aktive Maßnahme

  • Stellen Sie sicher, dass beim Anbieten oder Annehmen von GHE die allgemeinen Grundsätze in Abschnitt 7.1 sowie die spezifischen Regeln für Kundenveranstaltungen in diesem Abschnitt 7.3.4 befolgt werden,
  • stellen Sie sicher, dass die Gesamtkosten für jeden einzelnen Kundenvertreter EUR 1.500 nicht überschreiten und
  • Kundenveranstaltungen, bei denen die Kosten pro Gast EUR 750 überschreiten, müssen dem Leiter der Division gemeldet und von diesem genehmigt werden.

7.3.5 Besondere Regeln für Jagdveranstaltungen

7.3.5.1 Einladung

Stora Enso organisiert Jagdveranstaltungen mit Repräsentanten unserer Kunden, Holzlieferanten und Geschäftspartner („Gäste“), die in zwei Kategorien aufgeteilt sind:

  • Eine „Typ A-Jagdveranstaltung“ ist eine Jagd, bei der Stora Enso die Kosten für die Organisation der Jagd, einschließlich Jagdberatern und Treibern (Schwedisch: drevkarlar), übernimmt und während der Veranstaltung auch Verpflegung und Erfrischungen anbietet. Bei einer typischen Typ A-Jagdveranstaltunghat erscheinen die Gäste am Nachmittag von Tag eins; danach folgen eine Aktivität mit geschäftsbezogenem Inhalt und ein leichtes Abendessen. Die Agenda des folgenden Tages enthält Frühstück, Jagd, ein bescheidenes Mittagessen im Wald und eine geschäftliche Aktivität in Verbindung mit dem Abendessen. Die Gäste reisen an Tag drei nach dem Frühstück ab.
  • Eine „Typ B-Jagdveranstaltung“ ist eine eintägige Jagd, bei der Stora Enso keinerlei Kosten für die Organisation der Jagd – außer für die Anmietung des Reviers oder dergleichen – trägt. Bei einer Typ B-Jagdveranstaltunghat erscheinen die Gäste am Morgen und verbringen den Tag mit Jagen; außerdem wird ein bescheidenes Mittagessen im Wald eingenommen. Während des Mittagessens wird eine geschäftliche Präsentation gegeben. Die Gäste reisen nach Jagdende am Nachmittag ab.

Bei der Einladung der Gäste sind Sie verpflichtet,

  • das vorgegebene Einladungsmuster zu benutzen,
  • Einladungen für Gäste, die bei einem Unternehmen angestellt sind, an eine breitere Gruppe von Mitarbeitern und nicht an einzelne Personen zu richten (was es dem Unternehmen bzw. CEO ermöglicht, die Teilnehmer zu bestimmen). Allerdings können Personen direkt eingeladen werden, die private Waldgrundstücke besitzen, entweder als Privatperson oder Alleineigentümer eines Unternehmens in Privatbesitz (Schwedisch: enskild firma),
  • stellen Sie im Fall einer Typ A-Jagdveranstaltunghat sicher, dass der Gast, oder je nach Sachlage sein Vorgesetzter, bestätigt, dass die Teilnahme an der Jagdveranstaltung den anwendbaren internen Vorschriften entspricht,
  • keine „Einladungen plus eine Person“ zu verschicken, also Einladungen, die einen Ehegatten oder Freund des Gästes einschließen,
  • keine Einladungen in Verbindung mit laufenden geschäftlichen Verhandlungen ohne entsprechende Genehmigung zu verschicken. Falls eine Einladung in Verbindung mit geschäftlichen Verhandlungen auszusprechen ist, muss das Thema mit der Rechtsabteilung (Legal, Ethics and Compliance) besprochen und von dieser schriftlich vorab genehmigt werden, und
  • in keinem Fall Staatsbediensteten einzuladen, sofern dies nicht in schriftlicher Form von der Rechtsabteilung (Legal, Ethics and Compliance) genehmigt wurde.

7.3.5.2 Umfang von GHE

  • An- und Abreise von den Jagdveranstaltungen sowie Übernachtungen sind vom Gästes zu bezahlen, wobei Stora Enso bei Buchungen und Reservierungen bei Bedarf behilflich sein kann. Stora Enso kann angemessene Kosten für kürzere Beförderungen während der Jagdveranstaltungen übernehmen,
  • Mahlzeiten (Frühstück sowie Mittag- und Abendessen) während der Jagdveranstaltungen können von Stora Enso übernommen werden, sofern die Kosten angemessen sind,
  • der Wert der Jagdveranstaltung für den Gäst muss mit der beruflichen Relevanz der Veranstaltung im Verhältnis stehen. Typ A-Jagdveranstaltunghat müssen in jedem Fall eine Aktivität mit geschäftsbezogenem Inhalt am Nachmittag von Tag eins (2-3 Stunden) und in Verbindung mit dem Abendessen an Tag zwei (z. B. eine geschäftsbezogene Präsentation während des Abendessens) einschließen und Stora Enso-Mitarbeitern ferner erlauben, mit den Gästen im Rahmen informeller geschäftlicher Gespräche zu interagieren. Typ B-Jagdveranstaltungen müssen eine geschäftliche Präsentation in Verbindung mit dem Mittagessen aufweisen,
  • Geschenke für die Gäste beschränken sich auf Werbegeschenke des Unternehmens und sind von nur bescheidenem Wert,
  • Kosten und Arrangements, die über diese Regeln hinausgehen, müssen stets vom Gäst getragen bzw. getroffen werden,
  • zu den Jagdveranstaltungen sind nähere Angaben zu dokumentieren und zu den Unterlagen zu nehmen, um Transparenz und die Einhaltung der internen Vorschriften von Stora Enso zu gewährleisten und zu vermeiden, dass dieselben Gäste wiederholt und regelmäßig zu Jagdveranstaltungen eingeladen werden, und
  • die Auflage zur Dokumentierung schließt (i) spezifizierte Kosten, (ii) die Identität von Eingeladenen und Gästen, (iii) eine Kopie von Einladung und Tagesordnung sowie (iv) ein Protokoll des Meetings zu Aktivitäten mit geschäftsbezogenem Inhalt ein.

Aktive Maßnahme

  • Stellen Sie sicher, dass beim Anbieten oder Annehmen von GHE die allgemeinen Grundsätze in Abschnitt 7.1 sowie die spezifischen Regeln für Jagdveranstaltungen in diesem Abschnitt 7.3.5 befolgt werden,
  • falls eine Einladung in Verbindung mit geschäftlichen Verhandlungen auszusprechen ist, muss das Thema mit der Rechtsabteilung (Legal, Ethics and Compliance) besprochen und von dieser schriftlich vorab genehmigt werden,
  • holen Sie die Vorabgenehmigung der Rechtsabteilung (Legal, Ethics and Compliance) ein, bevor Sie Staatsbedienstete einladen, und
  • leiten Sie in diesem Abschnitt 7.3.5 vorgeschriebene Dokumente an die Rechtsabteilung (Legal, Ethics and Compliance) weiter, sobald sie verfügbar sind.

7.4 Gewährung von GHE für Staatsbedienstete

7.4.1 Allgemeine Regeln

Die Regeln in diesem Abschnitt 7.4.1 müssen gemeinsam mit den allgemeinen Grundsätzen in Abschnitt 7.1 gelesen werden, wenn GHE gewährt oder angenommen werden.

Im Umgang mit Staatsbediensteten können selbst kleine gut gemeinte legitime GHE als illegale Bestechung interpretiert werden. Deshalb darf nie Wertvolles angeboten oder gewährt werden, um Aufträge oder andere geschäftliche Vorteile zu gewinnen oder aufrechtzuerhalten.

Dagegen ist es akzeptabel, Bewirtungen in Form von üblichen geschäftlichen Aufmerksamkeiten geringeren Werts, wie etwa Tee und Kaffee, ein Sandwich-Mittagessen, wenn der Staatsbedienstete an einem Meeting teilnimmt, oder andere nicht übermäßige Bewirtungen aus Anlass eines Besuchs eines Staatsbediensteten beim Unternehmen anzubieten. Wenn Sie den Besuch eines hohen Staatsbediensteten, wie etwa eines Ministers, zu betreuen haben, ist es akzeptabel, Bewirtungen in einem Umfang anzubieten, der dessen Status entspricht. Dabei darf jedoch nie suggeriert werden oder der entsprechende Eindruck entstehen, dass mit dem Anbieten von Bewirtungen die Absicht verfolgt wird, den Staatsbediensteten zu beeinflussen. Klarstellungshalber ist anzumerken, dass Staatsbedienstete (sowie Privatpersonen) angebotene Bewirtungen niemals gegen Bargeld eintauschen dürfen.

Für Staatsbedienstete gelten häufig eigene strikte Richtlinien bzw. Kodizes oder Gesetze. Soweit machbar, haben Sie Schritte zu ergreifen, um zu ermitteln, was nach den Richtlinien oder maßgeblichen Gesetzen zulässig bzw. vorgeschrieben ist, und sicherzustellen, dass von Ihnen angebotene Geschenke oder Bewirtungen mit diesen Richtlinien oder Gesetzen vereinbar sind.

Wenn Sie beispielsweise wissen, dass ein Abgeordneter verpflichtet ist, erhaltene Geschenke ab einem bestimmten Wert zu deklarieren und Geschenke ab einem anderen Wert abzulehnen, sollten Sie es vermeiden, ein Geschenk anzubieten, das den höheren Wert überschreitet. Wenn Sie ein Geschenk überreichen, das den ersten Wert überschreitet, sollten Sie überprüfen, dass die Offenlegungs-/Anmeldevorschriften nach Ihrem besten Wissen erfüllt werden. Falls die entsprechenden Unterlagen nicht allgemein zugänglich sind, haben Sie den Staatsbediensteten (oder sein Büro) bestätigungshalber zu fragen, ob die notwendigen Vorschriften befolgt worden sind.

Aktive Maßnahme

  • Holen Sie die Vorabgenehmigung von der Rechtsabteilung (Legal, Ethics and Compliance) ein, bevor Sie einem Staatsbediensteten GHE anbieten, sofern es sich nicht um GHE sehr geringen Werts handelt (z. B. Kugelschreiber oder Notizblöcke zur Verwendung bei Meetings, Tee, Kaffee usw.).

7.4.2 Besondere Regeln in China

Wie bereits zuvor in Abschnitt 7.4.1 erläutert, haben Sie stets eine Genehmigung einzuholen, bevor Sie einem Staatsbediensteten GHE anbieten können. Unter bestimmten, unten beschriebenen Umständen gibt es eine Ausnahme von der Genehmigungsvorschrift für das Anbieten von GHE an Staatsbedienstete in China.

Um einer Situation Rechnung zu tragen, in der Unternehmen mit einer großen Zahl von Staatsbediensteten in fernöstlichen Umgebungen interagieren müssen, können GHE Staatsbediensteten in China ohne Genehmigung angeboten werden, falls diese GHE

  • mit allen Regeln der allgemeinen Grundsätze in Abschnitt 7.1 bezüglich des Anbietens oder Annehmens von GHE sowie mit den Regeln in Abschnitt 7.4.1 bezüglich des Anbietens von GHE an Staatsbedienstete vereinbar sind,
  • in der lokalen Kultur üblich sind oder der Tradition entsprechen, wie z. B. ‚saisonale‘ Geschenke oder Bewirtung, die anlässlich eines lokalen Festtags überreicht bzw. gewährt werden, oder im Einklang mit lokalen Geschäftstraditionen angeboten werden, z. B. in Verbindung mit einer Konferenz oder einem Seminar, und
  • einen Wert von weniger als RMB 500 haben. Hinweis: Hiermit ist nicht gemeint, dass GHE unterhalb dieses Betrags automatisch zulässig bzw. angemessen sind.

Fallstudien und bewährte Vorgehensweisen

  • Fallstudien und bewährte Vorgehensweisen zum Thema GHE sind hier zu finden.