7. 礼品、招待和开支

Published : 十一月 15, 2016  /  Updated : 五月 7, 2020

7. 礼品、招待和开支

我们基于质量和能力方面参与竞争和开展业务。我们不提供或接受意在对接收人产生不当影响,或者可能让人产生此类印象的礼品招待开支(“礼品、招待和开支”)。

合理的礼品、招待和开支交换以建立友好业务关系是可接受的方式。然而,礼品、招待和开支有时意在对接收人产生不当影响,在某些情况下可能构成行贿。不同国家的法律存在明显差异,所以我们也了解个人需遵循各国自己的规范和规则。

礼品、招待和开支导致的贪污风险根据不同的因素也会有所不同,这些因素包括商业环境、法律管辖权和相关人员的资历。因此,如果员工对本第 7 节中的规定有任何疑问或问题,明智的做法是咨询 Legal(法务部)

7.1 提供或接受礼品、招待和开支时的一般原则

任何礼品、招待和开支,在提供、接受或提供时必须:

  • 遵守所有适用的法律;
  • 构成正常的商业礼节,如支付合理商务餐的费用;
  • 不可意图对接收人产生不当影响,为了获得或保留业务或业务优势采取不恰当的方式,或对商业交易的结果产生不当影响;
  • 价值合理并且不频繁;
  • 须以公开透明的方式进行,并且在任何情况下都不得隐瞒礼品、招待和开支;且
  • 根据需要获得批准,同时准确公正地记录到我们的商簿册纪录中。

以下礼品、招待和开支是不合适的:

  • 其目的是为了获得某种回报,例如回扣
  • 违反了接收人公司的政策;
  • 发生于正在与员工进行商务谈判的业务合作伙伴;
  • 现金或现金等价物(如礼品卡、抵用券或其他类似物件);或
  • 成人娱乐或任何涉及裸露或猥亵行为。

作为补充性的指导原则(非科学,但通常有帮助),员工可以应用“脸红测试”做自我问答,如果 CEO、同事知道了礼品、招待和开支的细节,并且在商业杂志或当地报纸上进行了公开,自己的感觉如何? 如果脸红测试的结果不是非常好,那么员工应该立即重新考虑现状。

7.2 接受礼品、招待和开支

7.2.1 接受礼品、招待和开支的一般规定

在提供或接受第 7.1 节中所述的礼品、招待和开支 时,本第 7.2 节的规定应与一般原则一起阅读。

Stora Enso(斯道拉恩索公司) 了解到业务合作方有时出于惯例向与他们有业务合作关系的客户提供低价值的礼品、招待和开支。然而,索求或接受过多的礼品、招待和开支经常会发生利益冲突,该员工可能会因此陷入不公正性。

Stora Enso(斯道拉恩索公司) 的员工可以接受来自业务合作方的礼品、招待和开支,如果该礼品、招待和开支为:

  • 价值合理,且不影响商业交易的结果或影响员工以 Stora Enso(斯道拉恩索公司) 的最大利益行事,例如以折扣商品或服务的形式获得个人利益;
  • 不会造成提供者因此有权享有优惠待遇、业务奖励、更优惠的价格或者改善销售条款之嫌或暗示;
  • 不会阻止员工将 Stora Enso(斯道拉恩索公司) 的业务授予提供者的竞争对手。
  • 基于合理、合法的商业目的(例如,陪同客户观看当地的剧院表演/体育赛事,或者参加商务晚宴)。

请记住Stora Enso(斯道拉恩索公司) 全体人员必须始终自行支付旅行和住宿开支(例如拜访客户或供应商时)。

在任何情况下,凡是不能接受的礼品、招待和开支必须予以拒绝或者退还给提供者。在代表 Stora Enso(斯道拉恩索公司) 拒绝礼品、招待、开支时,员工可以在此处找到标准婉拒的信件文本的建议。

如果员工在一个礼仪性活动(例如,客户郊游或商业交易纪念会)中收到任何可能不合适的礼品、招待和开支,如果拒绝会失礼,员工可以先收下,然后立即向直接领导进行报告。

 积极行动

  • 根据上述规定,不能接受但由于某些原因没有退还的礼品、招待和开支,必须向直接领导进行报告。

7.2.2 接受供应商提供的礼品、招待和开支时的严格规定

以下团队成员在接受供应商提供的礼品、招待和开支时还应遵守一套更为严格的规定(如下所述)

  • 集团领导团队
  • 事业部领导团队
  • 集团职能领导团队
  • 事业部运营领导团队;以及
  • 工厂管理团队

这些严格规定如下:

  • 除另有规定,否则供应商提供的任何礼品、招待和开⽀或任何其他积极特殊待遇在默认情况下是不可接受的;
  • 礼品应礼貌而坚决地退回;
  • 只参与与斯道拉恩索有直接业务议程和利益关系的供应商活动。在这类活动期间提供的适度的餐食是可以接受的;
  • 一般情况下,供应商会议应在正常工作时间进行;
  • Stora Enso(斯道拉恩索公司)员工的差旅和酒店费用应由Stora Enso(斯道拉恩索公司)支付;
  • Stora Enso(斯道拉恩索公司)支付员工商务午餐的费用,或通过轮流支付来保持业务关系平等;以及
  • 供应商不应赞助任何Stora Enso(斯道拉恩索公司)组织的活动。

在采购过程中,如果员工所处的位置可能会影响采购任务的结果,那么他在收到特别指示后,也会受到上述规定的约束。

案例研究和最佳实践

阅读这⾥以了解在7.2.2的规定下什么类型的礼品、招待和开⽀是可以接受的,什么是不能接受的

 7.3 向外部公司的人员,除政府官员之外,提供礼品、招待和开支

在履行上述一般原则时,提供微小额度的礼品、招待和开支可促进亲善关系,帮助达到合法推广的目的。但是,在某些情况下,向客户或业务合作伙伴提供礼品、招待和开支可能违反法律、本政策或者接收人的公司政策。

 积极行动

  • 所有涉及外部公司人员且每人总金额达到 200 欧元以上(依照当地法律规定的最低限额)的礼品、招待和开支,必须在提供之前向直接领导报告,并且经批准后方可执行。如果你所在的单位,使用Concur报销差旅费用,你需要向你的经理申请这类礼品、招待和开⽀,并获得批准。

7.3.1 提供礼品的具体规定

  • 在提供或接受第 7.1 节中规定的礼品、招待和开支时,本第 7.3.1 节的规定必须与一般原则一起阅读;
  • 只要有可能,礼品应为公司赠品;且
  • 在特殊情况下(例如,在重要客户的经理退休之日),可以馈赠稍微昂贵一些的礼品,但是礼品价值不得超过 200 欧元。请注意,该限制并不意味自动允许价格低于该金额的礼品,或低于该金额就是合理的。

7.3.2 提供招待开支的具体规定

  • 在提供或接受第 7.1 节中规定的礼品、招待和开支,本第 7.3.2 节的规定必须与一般原则一起阅读;
  • 只有在遵循普遍接受的商业惯例,旨在达到合法商业目的时,才可提供招待开支
  • 提供的招待开支的金额必须符合潜在的商业目的,且不可奢侈浪费;并且
  • 所提供的招待开支不得构成开展业务的明示或暗示的义务或犒劳。每家公司的代表都必须在场。

7.3.3 向配偶提供礼品、招待和开支

如果员工及其配偶或伴侣受邀参加,或者员工计划邀请客户或客户代表的配偶或伴侣参加一个活动,并且按照惯例或期望,配偶或伴侣肯定将出席,那么员工可接受或提供此类礼品、招待和开支,只要此类礼品、招待和开支符合所有上述接受标准,并且不属于任何以上被识别为不恰当的礼品、招待和开支类别。

向配偶或伴侣提供包括留宿或旅行开支在内的招待,或者配偶或伴侣接受此类招待皆是不恰当的。除却有票面价值的礼品除却有票面价值的礼品是不合适的之外,任何旨在给予家庭成员的好处,无论是接受或提供礼品的做法,皆是不合适的。

 积极行动

  • 所有延伸至员工配偶或伴侣的礼品、招待和开支,或者由 Stora Enso(斯道拉恩索公司) 提供给任何客户或客户代表的配偶或伴侣,在提供或接受之前必须向直接领导报告,并获得批准。

7.3.4 客户活动的具体规定

在提供或接受第 7.1 节中规定的礼品、招待和开支时,本第 7.3.4 节的规定必须与一般原则一起阅读。

客户活动是一种礼品、招待和开支。通常包括旅游、住宿和其他招待。价值较高的客户活动 (如包含旅游和晚间住宿的活动)必须遵守以下规定:

  • 该旅行必须有明确的商业目标,例如参观工厂和演示操作,或拜访客户并向其说明如何使用 Stora Enso(斯道拉恩索公司) 的产品等。允许结合该旅行安排各种客户活动,但其主要目的应着眼于业务相关的主题。严禁以活动为“借口”过度安排旅游和招待。把此类目标记录到文件中,并把文件发送给 Legal, Ethics and Compliance(法律、道德与合规部门)
  • 客户需要符合一定的业务量要求,才有资格参与这类安排(有时称为“客户忠诚度活动”),此类安排如果存在较大的贿赂风险,就应该避免;
  • 如果邀请的宾客是政府官员Stora Enso(斯道拉恩索公司) 必须向该政府官员发送一封书面的邀请函,明确声明:“我们注意到,根据适用法律或 Code of Conduct 的规定,您在接受我们邀请参加客户活动之前,可能需要获得您所在工作部门/公共机关的书面确认或批准。如果您需要获取任何包括但不限于活动的费用或开支的信息以得到确认或批准,请随时联系我们。”;
  • 只要有可能,也可以要求作为宾客的私有公司雇主提供声明,宣告其接受该招待不会违反任何适用于当事人的公司准则或规定,并且该宾客已经获得了所有必需的批准;
  • Stora Enso(斯道拉恩索公司) 员工人数与客户人数的比率必须较高,至少须达到 1:2。此比率将表明对于发展网络和改善客户关系,这是一个很好的机会;
  • 记录旅行明细,包括宾客的花费和身份(包括他们的资历水平)、议程表和会议纪要,并确保程序到位,避免发生同一批宾客提供的行程类似,或者在合计时出现其他重要招待的花费过多的情况。将批准和声明文件进行归档;
  • 包括商业道德的研讨会。这样做可以达到若干目的:这是 Stora Enso(斯道拉恩索公司) 向其客户沟通公司反贿赂和伦理政策的方式;为旅行安排提供附加的商业辩护;而且,如果客户被怂恿做出(归因不明的)反馈,可以帮助 Stora Enso(斯道拉恩索公司) 监控和审查其自身的反贿赂程序。可邀请客户说明他们的道德准则。应对该会议进行会议记录;并
  • 检查旅行的费用,确保不会出现招待花费过多或浪费的情况。每位客户代表的总花费不得超过 1,500 欧元。每位宾客的花费超过 750 欧元的客户活动,都必须向事业部负责人进行报告并获得批准。请注意,这些限制并不意味着允许未超过这些金额的招待,或者未超过这些金额的招待是合理的。代表客户支付的任何开支应直接发给第三方服务或产品提供商,而不能由客户先行支付,再向客户提供现金报销。如果你所在的单位,使用Concur报销差旅费用,你需要向你的经理申请这类礼品、招待和开⽀,并获得批准。

 积极行动

  • 在提供或接受第 7.1 节规定的礼品、招待和开支时,确保遵守所有一般原则和本第 7.3.4 节的客户活动具体规定;
  • 确保每位客户代表的总花费不超过 1,500 欧元;并且
  • 每位宾客的花费超过 750 欧元的客户活动,都必须向事业部负责人进行报告并获得批准。

7.3.5 狩猎活动的特殊规定

7.3.5.1 邀请

Stora Enso(斯道拉恩索公司) 与我们的客户代表、木材厂商和业务合作伙伴(“宾客”)组织的狩猎活动,分为两大类:

  • “A 类狩猎活动” 是指由 Stora Enso(斯道拉恩索公司) 承担组织该活动的相关费用,如商业顾问和司机,同时活动期间的食物和茶点也由 Stora Enso(斯道拉恩索公司) 提供。在一个典型的 A 类狩猎活动上宾客在当天下午抵达后,随后参加与业务相关内容的活动和烛光晚餐。第二天的活动包括早餐、狩猎、在森林里享用一顿适度午餐,晚上举行商业活动及晚餐。宾客在第三天早上用餐之后离开;
  • “B 类狩猎活动” 是指一天的狩猎活动,Stora Enso(斯道拉恩索公司) 只承担土地租赁或类似的费用,不承担任何与组织狩猎有关的费⽤。在 B 类狩猎活动上,宾客 于早上抵达,当天的活动为狩猎,包括在森林享⽤适度午餐。在午餐时间进⾏业务介绍。狩猎活动于下午结束,宾客离开。

在邀请宾客时,您必须:

  • 使用指定的邀请模板;
  • 直接邀请受雇于法人实体的宾客、更⼴泛的⼈群而不是特定的个⼈(允许公司或 CEO 选择⼈员参加)。但是,可以直接邀请森林所有者个⼈,不论是以个⼈⾝份或是私营公司的唯一所有者⾝份;
  • A 类狩猎活动的情况下,确保宾客或管理⼈(视情况确认)参加狩猎活动符合可适⽤内部规章制度的条件
  • 不要发出“+1 邀请”,即包含宾客的配偶或一个朋友的邀请;
  • 未经批准,不得延伸与所进行的商务谈判有关的邀请。如果需要延伸与所进行的商务谈判有关的邀请,必须与 Legal, Ethics and Compliance(法律、道德与合规部门)进行商议,并且获得书面预先批准;且
  • 除非获得 Legal, Ethics and Compliance(法律、道德与合规部门) 的书面预先批准,否则不得邀请政府官员

7.3.5.2 礼品、招待和开支的范围

  • 参加狩猎活动的往返交通和住宿费⽤必须由宾客⽀付,但是如果需要的话,Stora Enso(斯道拉恩索公司) 可以帮助处理预订和保留事宜。在狩猎活动期间,Stora Enso(斯道拉恩索公司) 将支付合理的短途交通费用;
  • 在狩猎活动期间,如果费用合理, Stora Enso(斯道拉恩索公司) 可能支付用餐(早餐、午餐和晚餐)开支;
  • 宾客参加狩猎活动的价值必须与该狩猎活动的专业度相关。 A 类狩猎活动的第一天下午(2 – 3 小时)和第二天的晚餐期间,必须始终包含一次与业务相关的活动内容(例如,晚餐期间进行业务相关的报告),并且允许 Stora Enso(斯道拉恩索公司) 人员与宾客进行非正式的业务讨论。 B 类狩猎活动 午餐期间必须包含一次业务介绍;
  • 给宾客礼品应限于公司赠品,并且价值适中;
  • 超出这些规定的花费和安排必须始终由宾客承担;
  • 有关狩猎活动的详情必须记录并归档,以便确保透明度和遵守 Stora Enso(斯道拉恩索公司) 的内部制度,并避免重并避免重复和定期邀请同样的受邀者参加狩猎活动;以及
  • 记录要求包括:(i) 规定费用;(ii) 受邀请人和宾客的身份,(iii) 邀请函和议程表副本,以及 (iv) 业务活动相关内容会议纪要。

 积极行动

  • 确保遵守第 7.1 节中提供或接受礼品、招待和开支的一般原则和第 7.3.5 节中狩猎活动的具体规定;
  • 如果是在商务谈判时所做出的邀请,必须与 Legal, Ethics and Compliance(法律、道德与合规部门)商量并获得其书面预先批准;
  • 获取 Legal, Ethics and Compliance(法律、道德与合规部门) 的预先批准后,方可邀请任何政府官员;并且
  • 获取第 7.3.5 节中要求的单据,将其发送到 Legal, Ethics and Compliance(法律、道德与合规部门)

7.4 向政府官员提供礼品、招待和开支

7.4.1 一般规定

在提供或接受第 7.1 节中规定的礼品、招待和开支时,本第 7.4.1 节中的规定必须与一般原则一起阅读。

政府官员, 交往时,即使提供很小的、善意的、合法的礼品、招待和开支也可能被误解为非法行贿。严禁为了保留或获取业务或其他利益而提供任何价值的物品。

政府官员在员工办公室参加会议时,提供名义上的普通商务礼节招待,如茶、咖啡和三明治午餐,或者当政府官员来访时,提供其他非过度招待,这些都是可以接受的。如果员工招待地位较高的政府官员,如政府机构部长的来访时,提供与其身份相当的招待级别是可以接受的。然而,严禁出现任何明示或暗示表明提供的招待旨在对政府官员产生影响。在此澄清,向政府官员以及个人提供的招待决不能兑换成现金。

政府官员时常受其自己的准则或守则或法规的严格约束。如果可行,员工应该采取措施了解这些准则或适用法律的具体许可或要求内容,并确保员工提供的任何礼品招待符合这些准则或法规。

例如,如果员工知道国会议员必须申报收到的超过一定价值的任何礼品,并且拒绝超过一定价值的礼品,员工应该避免提供比上述两种情况中价值较高者还高的礼品。如果员工赠送的礼品超过第一种情况的价值,应该竭尽所能检查是否遵循披露/登记规定。如果无法以公开方式获取记录,您应该询问该个人(或其办公室)以确认是否符合必需的要求。

积极⾏动

    向任何政府官员提供不符合第 7.4.1 节所列标准的礼品、招待和开⽀之前,必须获得 Legal, Ethics and Compliance(法律、道德与合规部门) 的预先批准,很低价值的礼品、招待和 开⽀ (如要在会议中使⽤的笔或笔记本、茶、咖啡等)除外。

 案例研究和最佳实践

  • 阅读这里以了解礼品、招待和开支案例研究和最佳实践建议。