7. Lahjat, Vieraanvaraisuus ja Kulukorvaukset

Published : lokakuu 26, 2016  /  Updated : toukokuu 7, 2020

7. Lahjat, Vieraanvaraisuus ja Kulukorvaukset


Kilpailumme ja liiketoimintamme perustuvat ainoastaan laatuun ja osaamiseen. Emme koskaan tarjoa tai ota vastaan Lahjoja,Vieraanvaraisuutta emmekä Kulukorvauksia, mikäli niiden tarkoituksena on vaikuttaa vastaanottajaan sopimattomasti tai ne voivat antaa sen vaikutelman.

Kohtuullisten Lahjojen, Vieraanvaraisuuden ja Kulukorvausten vaihtaminen on hyväksyttävä tapa rakentaa liikearvoa liikesuhteissa. Huomattakoon kuitenkin myös, että niitä saatetaan antaa joskus tarkoituksena vaikuttaa sopimattomasti vastaanottajaan, ja sen vuoksi ne joissakin tilanteissa ne katsotaan Lahjuksiksi. Eri maiden lait voivat vaihdella merkittävästi, ja on huomioitava, että vastaanottajalla voi olla myös omia sääntöjä ja rajoituksia asiasta.

Korruptioriskit eroavat toisistaan useiden tekijöiden perusteella. Näitä ovat liiketoimintaympäristö, lainkäyttöalueet ja osallisen henkilöstön asema. Siksi on aina hyvä kääntyä Lakiosaston puoleen, jos sinulla on epäilyksiä tai kysymyksiä tässä osiossa 7 määrätyistä säännöistä.

7.1 Yleiset periaatteet annettaessa tai vastaanotettaessa Lahjoja, Vieraanvaraisuutta ja Kulukorvauksia

Kaikkien tarjottujen, vastaanotettujen tai annettujen Lahjojen, Vieraanvaraisuuden ja Kulukorvausten tulee

  • noudattaa sovellettavaa lainsäädäntöä
  • olla tavanomainen kohteliaisuuden ilmaus liiketoiminnassa, kuten kohtuullisen liikelounaan maksaminen
  • ei olla tarkoitettuja vaikuttamaan vastaanottajaan sopimattomasti, saamaan tai säilyttämään liiketoimintaa tai liiketoimintaetua sopimattomasti tai vaikuttamaan liiketoimen tulokseen sopimattomasti
  • olla arvoltaan kohtuullinen, eikä tarjottu useasti tai säännöllisesti
  • ​​​​​annettu avoimesti ja ilman tarvetta salata tarjottava Lahja, Vieraanvaraisuus ja Kulukorvaus
  • olla kirjattu vaaditusti ja täsmällisesti sekä oikein kirjanpitoomme.

Seuraavat Lahjat, Vieraanvaraisuus ja Kulukorvaukset eivät ole koskaan sopivia:

  • kun tarkoituksena on saada jotain vastineeksi, esim. Asiaton Maksupalautus (ns. Kickback)
  • kun se on vastoin vastaanottavan yhtiön omia sääntöjä
  • liikekumppanin kanssa, jonka kanssa sinulla on parhaillaan meneillään liikeneuvottelut
  • käteinen tai muut rahavarat (kuten lahjakortit, etusetelit tai vastaavat5)
  • aikuisviihde tai minkäänlainen tapahtuma, jossa on alastomuutta tai säädytöntä käytöstä.

Lisäohjenuorana voit myös käyttää (epätieteellistä, mutta usein hyödyllistä) ”punastumiskoetta” kysymällä itseltäsi, miltä tuntuisi, jos Lahjan, Vieraanvaraisuuden ja Kulukorvauksen yksityiskohdat olisivat toimitusjohtajan ja työtovereidesi tiedossa, ja ne julkaistaisiin ammattilehdessä tai paikallisessa sanomalehdessä. Ellei punastumiskokeen tulos ole täysin moitteeton, sinun tulee välittömästi harkita tilannetta uudelleen.

7.2. Lahjojen, Vieraanvaraisuuden ja Kulukorvausten vastaanottaminen

7.2.1 Lahjojen, Vieraanvaraisuuden ja Kulukorvausten vastaanottaminen yleiset säännöt

Tämän osion 7.2 säännöt on aina luettava yhdessä Lahjoja, Vieraanvaraisuutta ja Kulukorvauksia koskevien yleisten sääntöjen kanssa, osiossa 7.1.

Stora Enso on tietoinen siitä, että liikekumppaneillamme on tapana satunnaisesti antaa vähäarvoisia Lahjoja, Vieraanvaraisuutta ja Kulukorvauksia liikekumppaneilleen. Liiallinen Lahjojen, Vieraanvaraisuuden ja Kulukorvausten pyytäminen tai vastaanottaminen voi aikaansaada kuitenkin eturistiriitoja, joissa työntekijä voi joutua riippuvuusasemaan tai kiitollisuudenvelkaan lahjanantajaan nähden.

Stora Enson työntekijät voivat vastaanottaa Lahjoja, Vieraanvaraisuutta ja Kulukorvauksia liikekumppaneilta edellyttäen, että Lahja, Vieraanvaraisuus tai Kulukorvaus

  • on kohtuullinen eikä vaikuta liiketoimien lopputulemiin tai kykyysi toimia Stora Enson edun mukaisesti, esim.​​​​​​​​ alennushintaisten tuotteiden tai palveluiden muodossa henkilökohtaisen edun saamiseksi
  • ei luo vaikutelmaa (tai epäsuoraa velvoitetta), että antajalla on oikeus etuoikeutettuun kohteluun, liiketoimen saamiseen tai parempiin hintoihin tai kauppaehtoihin
  • ei estä sinua valitsemasta Stora Enson liikekumppaniksi jotain lahjan antajan kilpailijoista
  • liittyy perustellusti liiketoimintatarkoitukseen (esim. liikelounas tai osallistuminen asiakkaan seurassa urheilutapahtumaan tai teatteriesitykseen).

Muista, että Stora Enson henkilöstön on aina maksettava omat matka- ja majoituskulunsa esimerkiksi vieraillessaan asiakkaan tai toimittajan luona.

Lahjoista, Vieraanvaraisuudesta ja Kulukorvauksista, joita ei voida näiden toimintaohjeiden mukaan ottaa vastaan, on kieltäydyttävä, tai ne on palautettava antajalle. Ehdotus vakiokirjetekstiksi lahjasta tai vieraanvaraisuudesta kieltäytymisestä Stora Enson nimissä on tässä.

Jos saat Lahjan, Vieraanvaraisuuden tai Kulukorvauksen, joka on näiden sääntöjen vastainen, seremoniallisessa tilaisuudessa (esim. asiakkaan julkinen tilaisuus tai liiketoimintaan liittyvä juhlallisuus), jossa kieltäytyminen voi olla loukkaavaa, voit ottaa sen vastaan ja sitten viipymättä ilmoittaa siitä lähimmälle esimiehellesi.

 Aktiivinen toimenpide

  • Lahjoista, Vieraanvaraisuudesta ja Kulukorvauksista, joita ei voi ottaa vastaan yllä esitettyjen sääntöjen mukaan, mutta joita ei jostakin syystä palauteta, on ilmoitettava lähimmälle esimiehelle.

7.2.2 Rajoittavat säännöt koskien Lahjojen, Vieraanvaraisuuden ja Kulukorvausten vastaanottamista toimittajilta

Seuraavien tiimien jäsenten tulee noudattaa rajoittavampia sääntöjä (ks. alla) vastaanottaessaan Lahjoja, Vieraanvaraisuuden tai Kulukorvauksia toimittajilta:

  • Konsernin johtoryhmä
  • Divisioonan johtoryhmä
  • Konsernin toiminnon johtoryhmä
  • Divisioonan operatiivinen johtoryhmä
  • Tehtaan johtoryhmä

Rajoittavat säännöt ovat seuraavat:

  • Mitkään Lahjat, Vieraanvaraisuus ja Kulukorvaukset tai muu positiivinen erityiskohtelu toimittajien taholta evät ole hyväksyttäviä, ellei näissä rajoittavissa säännöissä erikseen niin mainita;
  • Lahjat tulee palauttaa kohteliaasti, mutta päättäväisesti;
  • Osallistu vain sellaisiin toimittajien tapahtumiin, joilla on suora liiketaloudellinen agenda ja jotka ovat mielenkiintoisia Stora Enson kannalta. Kohtuullinen catering on sallittu tällaisten tapahtumien aikana;
  • Yleisesti ottaen, järjestä tapaamiset toimittajien kanssa normaalin työajan puitteissa;
  • Stora Enso maksaa aina työntekijöidensä matkat ja hotellikulut;
  • Stora Enso maksaa työntekijöidensä kulut liikelounailla, vaihtoehtoisesti voit pitää liikesuhteen tasapuolisena maksamalla joka toinen kerta; ja
  • Toimittajien ei tule sponsoroida mitään Stora Enson järjestämää toimintaa.

Jokainen sellaisessa asemassa oleva työntekijä, joka voi vaikuttaa hankinnan lopputulokseen, on myös sidottu yllä oleviin sääntöihin hankintaprosessin aikana saatuaan erilliset ohjeet tilapäistä tarkoitusta varten.

Esimerkkitapaukset ja parhaat käytännöt

  • Lue täältä käytännön esimerkkejä siitä mitä voi ja mitä ei voi hyväksyä tämän kappaleen 7.2.2 sääntöjen mukaan

7.3 Lahjojen, Vieraanvaraisuuden ja Kulukorvausten antaminen ulkopuolisten yhtiöiden henkilöstölle (muille kuin Virkamiehille)

Noudattaen yllä mainittuja yleisiä periaatteita vaatimattomien Lahjojen, Vieraanvaraisuuden ja Kulukorvausten antaminen esittelytarkoituksiin voi edistää liikearvoa ja palvella perusteltuja myynninedistämistarkoituksia. Tietyissä tilanteissa Lahjojen, Vieraanvaraisuuden ja Kulukorvausten tarjoaminen asiakkaille ja liikekumppaneille voi kuitenkin olla lain, Tämä toimintaohjeen tai vastaanottajan yhtiön käytännön vastaista.

 Aktiivinen toimenpide

  • Kaikista Lahjoista, Vieraanvaraisuudesta ja Kulukorvauksista, joihin liittyy ulkopuolisen yhtiön henkilöstöä ja joiden arvo on yli 200 euroa henkilöä kohti (alarajat voidaan määrätä paikallisesti), on ilmoitettava lähimmälle esimiehelle ja hyväksytettävä hänellä ennen sen antamista. Mikäli yksikkösi käyttää Concuria matkakustannusten hyvittämiseen, [/simple_tooltip] antaminen esittelytarkoituksiin voi edistää liikearvoa ja palvella perusteltuja myynninedistämistarkoituksia. Tietyissä tilanteissa Lahjojen, Vieraanvaraisuuden ja Kulukorvausten koskeva pyyntö tulee hyväksyttää esimiehellä.

7.3.1 Erityissäännöt Lahjojen antamiseen

  • Tämän osion 7.3.1 säännöt on aina luettava yhdessä yleisten periaatteiden kanssa annettaessa tai vastaanotettaessa osiossa 7.1 tarkoitettuja Lahjoja, Vieraanvaraisuutta ja Kulukorvauksia.
  • Aina kun mahdollista, Lahjan tulee olla Yhtiön Mainoslahja.
  • Poikkeustapauksissa, esim. tärkeän asiakkaan johtajan eläkkeelle jäämispäivänä, voidaan tarjota kalliimpia Lahjoja, mutta harvoin tulee tarjota Lahjoja, joiden arvo on yli 200 euroa. Huomaa, että tämä raja ei tarkoita sitä, että alle tämän arvon olevat Lahjat ovat automaattisesti sallittuja tai perusteltuja.

7.3.2 Erityissäännöt Vieraanvaraisuuden ja Kulukorvausten antamiseen

  • Tämän osion 7.3.2 säännöt on luettava yhdessä yleisten periaatteiden kanssa annettaessa tai vastaanotettaessa osiossa 7.1 tarkoitettuja Lahjoja, Vieraanvaraisuutta ja Kulukorvauksia.
  • Voit tarjota tai antaa vain Vieraanvaraisuutta tai Kulukorvauksia, jotka ovat yleisesti hyväksyttyjen liiketapojen mukaisia ja palvelevat todellista liiketoimintatarkoitusta.
  • Tarjottujen ja annettujen Vieraanvaraisuuden tai Kulukorvausten tulee olla arvoltaan kohtuullisia niiden antamisen tai vastaanottamiseen liittyvän liiketoimintatarkoituksen kanssa, eikä ikinä ylellisiä.
  • Vieraanvaraisuus ja Kulukorvaukset on tarjottava ilman, että syntyy velvoite tai oletettu velvoite tai kannustin liiketoimintaan. Kummankin yhtiön edustajan on oltava läsnä.

7.3.3 Lahjat, Vieraanvaraisuus ja Kulukorvaukset puolisoille

Jos sinut ja puolisosi tai kumppanisi kutsutaan tai aiot kutsua asiakkaan tai asiakkaan edustajan puolison tai kumppanin tilaisuuteen, jossa on vakiintunut tapa tai ilmiselvä odotus, että puoliso tai kumppani esitellään, voit ottaa vastaan tai tarjota kyseisen Lahjan, Vieraanvaraisuuden tai Kulukorvauksen, kunhan Lahjat, Vieraanvaraisuus ja Kulukorvaukset täyttävät kaikki yllä tässä toimintaohjeessa esitetyt vastaanottamisehdot eivätkä kuulu mihinkään Lahjojen, Vieraanvaraisuuden ja Kulukorvausten luokkaan, jotka on yllä yksilöity sopimattomiksi.

Ei ole sopivaa ottaa vastaan tai tarjota yöpymisen tai matkakulut sisältävää Vieraanvaraisuutta puolisolle tai kumppanille. Jos Lahja on tarkoitettu perheenjäsenelle, on sopivaa ottaa vastaan tai tarjota vain arvoltaan nimellisiä Lahjoja.​

 Aktiivinen toimenpide

  • Kaikista puolisollesi tai kumppanillesi annetuista tai Stora Enson asiakkaan tai asiakkaan edustajan puolisolle tai kumppanille antamista Lahjoista, Vieraanvaraisuudesta ja Kulukorvauksista on ilmoitettava lähimmälle esimiehelle ja ne on hyväksytettävä hänellä ennen antamista tai vastaanottamista.

7.3.4 Erityissäännöt Yhtiön Mainoslahjoihin

Tämän osion 7.3.4 säännöt on luettava yhdessä yleisten periaatteiden kanssa annettaessa tai vastaanotettaessa osiossa 7.1 tarkoitettuja Lahjoja, Vieraanvaraisuutta ja Kulukorvauksia

Asiakastilaisuudet ovat yhdentyyppisiä Lahjoja, Vieraanvaraisuutta ja Kulukorvauksia. Niihin kuuluu yleensä matkustaminen, majoitus ja muu Vieraanvaraisuus.  Kun Asiakastilaisuudet ovat arvoltaan merkittäviä, kuten tilaisuudet, joihin kuuluu matkustaminen ja yöpyminen, seuraavia sääntöjä on noudatettava:

  • Matkaan on oltava selkeä liiketoimintaan liittyvä tarkoitus, esim. vierailu tehtaalla tai vierailu asiakkaan luona ja sen esittely, kuinka Stora Enson tuotteita käytetään jne. On sallittua järjestää oheisohjelmaa asiakkaalle Asiakastilaisuuden yhteydessä, mutta liiketoimintaan liittyvien aiheiden tulee olla tilaisuuden pääasiallisena sisältönä. Tilaisuus ei saa koskaan olla ”tekosyy” järjestää laaja-alaista matkustamista ja vieraanvaraisuutta. Dokumentoi Asiakastilaisuuden liiketoimintatarkoitus ja lähetä se Lakiosaston Ethics and Compliance -yksikölle.
  • Lahjat, Vieraanvaraisuudet ja Kulukorvaukset, joihin osallistumisen perustana on volyymi/määrätavoitteiden saavuttamien liiketoiminnassa (näitä kutsutaan joskus ”asiakasuskollisuustilaisuuksiksi”), liittyy huomattava lahjontariski, ja siksi niitä tulee välttää.
  • Kun ehdotetut vieraat ovat VirkamiehiäStora Enson on lähetettävä Virkamiehille kirjallinen kutsukirje, jossa todetaan selvästi, että: ”Huomautamme, että sovellettava lainsäädäntö tai Toimintaohjeet voivat edellyttää kirjallista vahvistusta tai hyväksyntää osastoltanne/viranomaiselta, jolle työskentelette ennen kuin voitte ilmoittautua asiakastilaisuuteemme. Mikäli tarvitsette lisätietoja tai ohjeita edellä mainitun hyväksynnän hankkimiseen, tai tilaisuuden kulujen tai kustannusten määrän osalta, olkaa hyvä ja ottakaa meihin yhteyttä.”;
  • Aina kun mahdollista, pyydä yksityisen sektorin vieraiden työnantajaa antamaan vahvistus, että Vieraanvaraisuuden vastaanottaminen ei riko mitään vieraana olevan yrityksen toimintasääntöjä ja että vieras on hankkinut tarvittavat hyväksynnät.
  • Stora Enson henkilöstön lukumäärän suhteessa asiakkaiden lukumäärään on oltava suuri, vähintään 1:2. Tämä suhdeluku kertoo, että on erittäin hyvät mahdollisuudet verkostoitua ja parantaa asiakassuhteita.
  • ​​​​​ Tallenna asiakastilaisuuden yksityiskohdat, mukaan lukien kustannukset ja vieraiden nimet ja asema yrityksessä (mukaan lukien heidän asemansa taso), ohjelma ja kokouspöytäkirjat ja varmista, että käytössä on menettely sen välttämiseksi, että samoille vieraille tarjotaan samankaltaisia matkoja tai muuta merkittävää vieraanvaraisuutta, joka näyttäisi yhteismääränä liialliselta. Arkistoi hyväksynnät ja ilmoitukset.
  • Sisällytä mukaan luento eettisestä liiketoiminnasta. Tämä edesauttaa useita päämääriä: se on tapa viestiä Stora Enson lahjonnantorjuntaa koskevat säännöt ja eettiset periaatteet asiakkailleen, se auttaa varmistamaan että tapahtumalle on liiketoimintaan liittyvä peruste, ja kun asiakkaita kannustetaan antamaan (nimetöntä) palautetta, se voi auttaa Stora Enson omien lahjonnantorjuntamenetelmien seurannassa ja kehittämisessä. Asiakkaita voidaan pyytää esittelemään omat eettiset sääntönsä. Tilaisuuden sisältö tulee kirjata pöytäkirjaan.
  • Tarkkaile matkojen kustannuksia ja varmista, että liiallista tai ylenpalttista vieraanvaraisuutta vältetään. Asiakastilaisuuden osalta kokonaiskustannukset kustakin asiakkaan edustajasta eivät saa koskaan ylittää 1 500 euroa. Asiakastilaisuuksista, joiden kustannukset vierasta kohti ylittävät 750 euroa, on ilmoitettava divisioonan johtajalle, ja ne vaativat hänen etukäteishyväksyntänsä. Huomaa, että nämä rajat eivät tarkoita sitä, että kaikki nämä summat alittava Vieraanvaraisuus on sallittua tai perusteltua. Muidenkin edellytysten tulee täyttyä. Asiakkaan puolesta maksettu kulu on maksettava suoraan kolmannen osapuolen palvelun tai tuotteen tarjoajalle, ei niin, että asiakas maksaa sen ensin, ja sitten se hyvitetään asiakkaalle käteisenä.

 Aktiivinen toimenpide

  • Varmista, että annettaessa tai vastaanotettaessa osiossa 7.1 tarkoitettuja Lahjoja, Vieraanvaraisuutta ja Kulukorvauksia noudatetaan kaikkia yleisiä periaatteita sekä osiossa 7.3.4 tarkoitettuja Asiakastilaisuuksia koskevia erityissääntöjä.
  • Varmista, että Asiakastilaisuuksissa kokonaiskustannukset kustakin asiakkaan edustajasta eivät ylitä 1 500 euroa.
  • Asiakastilaisuudet, joiden kustannukset vierasta kohti ylittävät 750 euroa, on ilmoitettava divisioonan johtajalle, ja ne vaativat hänen etukäteishyväksyntänsä. Mikäli yksikkösi käyttää Concuria matkakustannusten hyvittämiseen, Lahjoista, Vieraanvaraisuudesta ja Kulukorvauksista tulee tehdä pyyntö, joka pitää myös hyväksyä.

7.3.5 Erityissäännöt Metsästystoimintoihin

7.3.5.1 Kutsu

Stora Enso järjestää metsästystapahtumia yhteistyössä asiakkaidemme, puuntoimittajiemme ja liikekumppaneidemme edustajien (”Vieraat”) kanssa. Metsästystoiminnat jaetaan kahteen luokkaan:

  • Tyypin A Metsästystoiminta” on metsästystapahtuma, jossa Stora Enso maksaa jahdin järjestämiseen liittyvät kustannukset, kuten metsästyksen johtajat ja ajajat, ja jossa Stora Enso myös tarjoaa ruokaa ja virvokkeita toiminnan aikana. Tyypillisessä Tyypin A Metsästystoiminnassa Vieraat saapuvat ensimmäisen päivän iltapäivänä, jonka jälkeen järjestetään liiketoimintaan liittyvä tilaisuus/toimintaa ja kevyt illallinen. Seuraava päivä sisältää aamiaisen, metsästystä, vaatimattoman lounaan metsässä ja liiketoimintaan liittyvän tilaisuuden/toiminnan illallisen yhteydessä. Vieraat lähtevät kolmantena päivänä aamiaisen jälkeen.
  • Tyypin B Metsästystoiminta” on yksipäiväinen metsästysretki, jossa Stora Enso ei maksa muita jahdin järjestämiseen liittyviä kustannuksia kuin maanvuokrakulut ja vastaavat. Tyypin B Metsästystoiminnassa Vieraat saapuvat aamulla, ja päivä vietetään metsästäen. Siihen kuuluu vaatimaton lounas metsässä. Lounaan yhteydessä on Stora Enson liiketoimintaan liittyvä esitys. Vieraat lähtevät metsästysretken päätyttyä iltapäivällä.

Kutsuessasi Vieraita:

  • käytä määrättyä kutsumallia
  • ​​​osoita kutsut yleisesti kyseiselle yritykselle ja sen palveluksessa oleville henkilöille, ​​Vieraille, ei valituille henkilöille (antaen yhtiön tai toimitusjohtajan valita osallistujat); kutsuja voidaan kuitenkin esittää suoraan henkilöille, jotka omistavat metsää yksityisesti, joko yksityishenkilönä tai yksityisyrityksen ainoana omistajana
  • varmista Tyypin A Metsästystoiminnan tapauksessa, että Vieras tai esimies, tapauksesta riippuen, vahvistaa, että osallistuminen Metsästystoimintaan on sovellettavien sisäisten määräysten mukaista
  • älä lähetä ”avec-kutsuja”, siis kutsuja, jotka sisältävät Vieraan puolison tai ystävän
  • älä lähetä kutsuja meneillään olevien liikeneuvottelujen yhteydessä ilman hyväksyntää. Jos kutsu on lähetettävä meneillään olevien liikeneuvottelujen yhteydessä, asia on käsiteltävä ja ennakkohyväksytettävä Lakiosaston Ethics and Compliance -yksikön kanssa.
  • älä koskaan kutsu Virkamiehiä ilman Lakiosaston Ethics and Compliance -yksikön kirjallista ennakkohyväksyntää.

7.3.5.2 Lahjojen, Vieraanvaraisuuden ja Kulukorvausten kattavuus

  • Vieraan tulee maksaa omat matkansa metsästyspaikalle ja takaisin sekä majoituksensa, mutta Stora Enso voi avustaa varausten teossa, jos tarpeen. Stora Enso voi maksaa kohtuulliset kustannukset lyhyistä kuljetuksista Metsästystoimintojen aikana.
  • Stora Enso voi maksaa ateriat (aamiainen, lounas ja illallinen) Metsästystoimintojen aikana edellyttäen, että kustannukset ovat kohtuulliset.
  • Metsästystoimintojen arvon Vieraalle on oltava suhteessa kyseisen Tilaisuuden merkitykseen ja tavoitteisiin liiketoiminnan näkökulmasta. Tyypin A Metsästystoiminnan on aina sisällettävä sisällöltään liiketoimintaan liittyvää toimintaa ensimmäisen päivän iltapäivänä (2–3 tuntia) ja illallisen yhteydessä toisen päivän iltana (esim. liiketoimintaan liittyvä esitys illallisen yhteydessä) ja myös mahdollistettava Stora Enson henkilöstön kanssakäyminen Vieraiden kanssa epävirallisia liikekeskusteluja varten. Tyypin B Metsästystoiminnan on sisällettävä liiketoimintaan liittyvä esitys lounaan yhteydessä.
  • Lahjojen Vieraille tulee rajoittua arvoltaan vaatimattomiin Yhtiön Mainoslahjoihin.
  • Vieraan on aina maksettava näissä ohjeissa sallitut rajat  ylittävät kustannukset ja järjestelyt.
  • Tiedot Metsästystoiminnoista on dokumentoitava ja arkistoitava avoimuuden ja Stora Enson sisäisten määräysten noudattamisen varmistamiseksi ja sen välttämiseksi, että samoja vieraita kutsutaan Metsästystoimintoihin toistuvasti ja säännöllisesti.
  • Dokumentaatiovaatimus sisältää (i) määritetyt kustannukset, (ii) kutsuttujen ja Vieraiden nimen ja aseman, (iii) kopion kutsusta ja asialistasta sekä (iv) kokouspöytäkirjat sisältäen kuvauksen liiketoimintaan liittyvästä osuudesta.

 Aktiivinen toimenpide

  • Varmista, että kaikkia osion 7.1 yleisiä periaatteita Lahjoja, Vieraanvaraisuutta ja Kulukorvauksia annettaessa tai vastaanotettaessa ja tämän osion 7.3.5 erityissääntöjä Metsästystoimintoihin noudatetaan.
    Jos kutsu on lähetettävä meneillään olevien liikeneuvottelujen yhteydessä, asia on käsiteltävä Lakiosaston Ethics and Compliance -yksikön kanssa ja sen on hyväksyttävä se ennalta.
    Hanki Lakiosaston Ethics and Compliance  -yksikön ennakkohyväksyntä ennen kuin kutsut Virkamiehiä.
  • Lähetä tässä osiossa 7.3.5 vaaditut asiakirjat Lakiosaston Ethics and Compliance -yksikölle heti, kun ne ovat saatavissa.

7.4 Lahjojen, Vieraanvaraisuuden ja Kulukorvausten tarjoaminen Virkamiehille

7.4.1 Yleiset säännöt

Tämän osion 7.4.1 säännöt on luettava yhdessä yleisten periaatteiden kanssa annettaessa tai vastaanotettaessa osiossa 7.1 tarkoitettuja Lahjoja, Vieraanvaraisuutta ja Kulukorvauksia.

Asioitaessa Virkamiesten kanssa pienetkin vilpittömässä mielessä perustellusti annetut Lahjat, Vieraanvaraisuus ja Kulukorvaukset voidaan tulkita väärin laittomiksi lahjuksiksi. Mitään arvokasta ei pidä koskaan tarjota tai antaa liiketoiminnan säilyttämiseksi tai hankkimiseksi tai muun edun saamiseksi.

On hyväksyttävää tarjota tavanomaista, arvoltaan nimellistä Vieraanvaraisuutta, kuten teetä, kahvia ja lounasvoileipä, Virkamiehen osallistuessa kokoukseen toimistossasi tai muuta kohtuullista Vieraanvaraisuutta isännöidessäsi Virkamiehen vierailua. Isännöidessäsi hyvin korkeassa asemassa olevaa Virkamiestä, kuten hallituksen ministeriä, on hyväksyttävää tarjota hänen asemalleen sopivaa Vieraanvaraisuutta. Ei kuitenkaan koskaan saa syntyä vaikutelmaa tai mielikuvaa siitä, että Vieraanvaraisuuden tarjoamisen tarkoituksena on vaikuttaa Virkamieheen. Huomautettakoon selvyyden vuoksi, että Virkamiehille (samoin kuin yksityishenkilöille) tarjottua Vieraanvaraisuutta ei saa koskaan vaihtaa rahaksi.

Virkamiehet ovat usein omien ankarien ohjeidensa tai sääntöjensä tai lainsäädännön alaisia. Sinun tulee mahdollisuuksien mukaan pyrkiä selvittämään, mitä ohjeistus tai sovellettava lainsäädäntö sallii tai vaatii, ja varmistamaan, että kaikki tarjoamasi Lahjat tai Vieraanvaraisuus ovat tuon ohjeistuksen tai lainsäädännön mukaisia.

Jos esimerkiksi tiedät, että kansanedustajan on ilmoitettava kaikki saamansa Lahjat, jotka ylittävät tietyn arvon, ja kieltäydyttävä Lahjoista, jotka ylittävät jonkin toisen arvon, sinun tulee välttää tarjoamasta Lahjaa, jonka arvo on korkeampaa arvoa suurempi. Jos annat Lahjan, jonka arvo on ensimmäistä arvoa suurempi, tarkista parhaasi mukaan, että ilmoitus-/kirjausvaatimuksia noudatetaan. Elleivät asiakirjat ole julkisesti saatavissa, pyydä henkilöä (tai hänen toimistoaan) vahvistamaan, että tarpeelliset vaatimukset täyttyvät.

Aktiivinen toimenpid

  • Hanki ennakkohyväksyntä Lakiosaston Ethics and Compliance -yksiköltä ennen kuin tarjoat Lahjoja, Vieraanvaraisuutta ja Kulukorvauksia kenellekään Virkamiehelle, joka ei täytä osiossa 7.4.1 lueteltuja kriteerejä, poikkeuksena hyvin vähäarvoiset Lahjat, Vieraanvaraisuus ja Kulukorvaukset (esim. kynä tai lehtiö käytettäväksi kokouksessa, tee, kahvi jne.).

Esimerkkitapaukset ja parhaat käytännöt

  • Lue tästä esimerkkitapauksia Lahjoista, Vieraanvaraisuudesta ja Kulukorvauksista ja neuvoja parhaiksi käytännöiksi niissä.